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【年末調整について】必要書類と基本的な流れ、計算の仕方を解説


年末調整は会社の総務・経理担当者にとって、1年のうちで年末は最も大変な時期ではないでしょうか。年末には各従業員の年末調整を行わなければならないため、そのために多くの時間を割くことと思います。

今回は、年末調整を少しでもスムーズにできるよう、年末調整の必要書類や基本的な流れ、計算の仕方について解説します。

そもそも年末調整とは?

年末調整とは、その年の給与にかかった所得税を年末に調整して精算する手続きのことです。さらに細かくお伝えすると、所得税は毎月の給与や賞与から天引き=源泉徴収される際に、概算で計算されています。年末調整では、その年の1月1日から12月31日までの収入を対象に所得税を合計し、控除などを確認、所得税の過不足を計算します。

ちなみに1年間の給与が2,000万円を超える場合、会社で年末調整はできません。2,000万円超の方は、個人で確定申告をする必要があります。

年末調整と確定申告の違い

年末調整と確定申告について、目的は一緒で、その年の所得を計算して、その所得税を税務署に収めるという事ですが、違いは誰が所得税を納めるのかにあります。

確定申告は納税者自身が1年間の所得を計算し、税務署へ税額を自己申告し、税金を納めます。一方、給与所得者の場合は会社が個人の代わりに税務署へ申告・納税を行います。つまり、年末調整は企業による従業員の確定申告代行ともいえます。

年末調整の対象とは?

年末調整が必要なのは、会社や個人事業主に雇われている人です。個人事業主自身は年末調整ではなく、直接税務署へ申告・納税(=確定申告)をします。ほとんどの場合、その従業員は年末調整をすませてしまえば納税は終わるので、確定申告の必要はありません。従業員を雇っている個人事業主は、書類を用意し、書き方など指導する立場にあります。

年末調整では、基本的には、給与を支払われているすべての従業員、正社員やアルバイト・パートが対象となります。しかし、給与所得者であっても下記の場合は対象とならないことがあります。

  • 1年の給与収入額が2,000万円超
  • 給与収入元が1ヶ所:副業の所得が20万円超
  • 給与収入元が2ヶ所:従たる給与(=サブの給与)が20万円超
  • 同族会社の役員・親族から給与以外に賃貸料、貸付金の利子を受け取っている
  • 災害被害を受け、災害減免法によって、所得税の徴収猶予や還付をすでに受けている

尚、以下のような場合は年の途中で会社が年末調整を行います。

  • 海外勤務などで非居住者になった場合
  • 死亡によって退職してしまった場合
  • 著しい心身障害のため退職し、再就職の見込みがない場合
  • 12月に支払われる給与などの支払いを受けたあとで退職した場合
  • パートとして働いている人が退職し、その年に受け取る給与の総額が103万円以下の場合(退職後、ほかの勤務先から給与の支払を受け取る見込みのない場合)

年末調整の手順

年末調整の作業を行うのは、だいたい11月〜1月下旬になります。具体的には、次のような流れになります。

  • ①源泉徴収票の回収
  • ②年内の給与額を決定
  • ③申告書や控除額の証明書類を記入、収集
  • ④年末調整の計算
  • ⑤税務署へ源泉所得税を納付
  • ⑥給与支払報告書を各従業員の自治体に提出

上記について1つずつ説明していきます。

①源泉徴収票の回収

転職者がいる場合は、前職の源泉徴収票を回収する必要があります。源泉徴収票はすぐには発行できない場合も多いので、早めに呼びかけましょう。出来れば11月初旬に回収しましょう。

②年内の給与額を決定

まずは11月中に、年内の給与額を決定します。1月~12月に支払われる給与総額と、源泉徴収した徴収税額の総額を計算しましょう。まだ払っていない分でも、年内に支払うことが確定している場合は、年末調整の対象です。ちなみに給与総額は毎月の固定給のみならず、賞与(ボーナス等)も含まれます。

③申告書や控除額の証明書類を記入、収集

同じく11月中に、年末調整に必要な書類を従業員に記入してもらい収集します。控除額の証明書類は、通常なら10月中に各従業員宛てに届くので、遅くても11月末には従業員に提出してもらいましょう。

必要な書類とは、以下になります。

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書
  • 給与所得者の配偶者控除等申告書
  • 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

それぞれの書類について説明していきます。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

対象となる配偶者や扶養家族がいるかどうかで記載項目数が大きく変わります。

給与所得者の保険料控除申告書

「社会保険料控除」記載欄には、従業員が個人的に支払っている社会保険料を記載します。中途採用された従業員は、転職活動をしていた期間に支払った社会保険料も控除の対象です。また、保険会社から「生命保険控除申告書」が送られてくれば「生命保険料控除」の対象です。そのほか、地震保険料、介護医療保険料も対象です。

給与所得者の配偶者控除等申告書

従業員の配偶者が配偶者控除や配偶者特別控除の対象になる場合に記載する書類です。従業員本人と配偶者の所得によってどの控除が受けられるかということを、申告書に記載されている指示に従って書いていきます。

給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

住宅ローンを利用していて対象となる人が記載します。

④年末調整の計算

年内の給与額が決まり、申告書類が集めたら、年末調整の計算をします。年末調整は基本的に、毎月の源泉徴収額が年調年税額より大きかったら還付、少なかったら追加徴収という形になります。

①1年間に支払った給与等の総額を計算します。
②給与所得控除額を差し引きます。 給与所得控除は年収によって計算式が決まっております。

③所得控除額を差し引きます。 (提出された「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」「給与所得者の保険料控除申告」「給与所得者の配偶者特別控除申告書」の情報をもとに、控除の額を計算します。)

①から②と③を差し引いた額が、所得税の課税対象額となります。

所得税額が確定したら、住宅ローン控除を受ける従業員については、その分を差し引きます。

上記により計算された所得税額と、年間の源泉徴収税額を比較して過不足を求めます。源泉徴収税額が所得税額よりも多いときは差額を従業員に還付しますし、少ないときは追加で徴収する必要があります。多くの会社の場合、12月の給与に上乗せ、もしくは給与から引かれます。 以上で年末調整に係る計算が完了します。

⑤税務署へ源泉所得税を納付

年末調整を経て源泉所得税が確定したら、税務署へ納税しにいきます。納期は原則として、徴収した日の翌月1/10までです。

但し、納期の特例を利用している場合は、上記の納期に限りません。源泉所得税の納期の特例とは、源泉所得税の納期の特例は給与を受け取る従業員が常時10人未満のときに申請できます。特例を利用すると、源泉所得税が年2回にまとめて納付することが可能です。

それぞれの納期は上半期(1月~6月)は7/10。下半期(7月~12月)は翌年1/20になります。

⑥給与支払報告書を各従業員の自治体に提出

年末調整後の作業として忘れてはいけないのは、給与支払報告書を作成する作業です。給与支払報告書は個人住民税を計算するときのもとになる書類で、各従業員の自治体への提出が必要です。提出期限は1月末日までなので、忘れずに提出しましょう。

まとめ


年末調整は、従業員それぞれの1年間の状況に合わせて税金を調整するとても大切な手続きになります。年末調整を行う際には、ただ事務的に処理をするのではなく、これら年末調整の全体像を良く把握しておくことが大切です。

詳しくは、国税庁の「年末調整のしかた」から確認して、万全の準備を事前にしておきましょう。

国税庁HP「年末調整のしかた」

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