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ビジネスメールの基本の書き方&マナーについて解説


ビジネスメールは顧客とのやり取りで最も重要な連絡手段です。必要なスキルとも言えます。書き方やマナーが分かっていないと顧客に対してマイナスイメージを持たれてしまいます。

今回は、最低限覚えておきたいビジネスメールの基本の書き方&マナーについて解説していきます。

To、CC、BCCの使い方について

インターネットを使ってメールを送信したり、受信したりすることは簡単なことですが、メール送信(TO、CC、BCC)の使い方には注意が必要です。

  • To:要件を伝えたい、返信を求めたい相手のアドレスを記載。
  • CC:参考として確認してもらいたい相手のアドレスを記載。
  • BCC:各人のメールアドレスを特定の人以外わからないようにメールをする際にアドレスを記載。

特に注意が必要なのは、CCとBCCの使い分けです。お互いに面識がない相手のアドレスをCCに記載してしまうと、すべての送信先の名前やアドレスが受信者にわかってしまいます。個人情報の漏洩につながりますので、厳重な注意が必要です。

件名の記入

ビズネスマンは大量のメールを受信しますが、まずは件名でメール内容を把握します。相手の目に最初に触れる最初の部分ですので、大変重要になります。件名が明確でない場合は、読まずに破棄される可能性もありますので、件名だけでもメールの内容がわかるように、本文の内容を簡潔にまとめましょう。そして、メール本文を書き終えてから文章全体を見直した後、件名を書くことをお勧めします。

最後に、件名があまりに長すぎると何の内容か分からなくなりますので、長くても20文字以内に収めるようにしましょう。

件名の要点としては以下になります。

  • 日付などの特定しやすいものを記載
  • 社名やプロジェクトを記載
  • メールを送信した意図を記載
  • 【】を利用

重要なメールについては件名の冒頭に「【重要】」とつける、返信を要するものなら「【要返信】」とつけるなどの工夫をしましょう。

宛名の記入

必ず一行目に相手の会社名と氏名を記載します。宛名をしっかり記載すると、迷惑メールや間違いメールに混同される恐れがなくなります。

初回にメールを送る際には、基本構成としては、「社名、部署名、名前」の順に記載します。氏名は名字のみでも構いませんが、フルネームが分かる場合はフルネームで記載する方がより丁寧な印象を与えます。2回目以降については、「社名、名前」もしくは「名前」のみでも構いません。

●●●会社
〇〇部
・・・・様
※役職がある場合は、氏名の前に役職を付け加えます。

本文の記入

本文では、まず前提として伝わりやすい文章を書くことが必須となります。一行は長くても30文字程度に押さえられるといいでしょう。長文は相手に負担をかけてしまいます。伝える内容のボリュームが多い場合は、箇条書きを使用しましょう。

最も一般的な挨拶は、外部に送信する場合は、「いつもお世話になっております。」「お世話になっております。」、社内に送信する場合は「お疲れ様です。」です。

結びの挨拶も簡潔にすませましょう。代表的な挨拶は「宜しくお願い致します。」です。内容に合わせて、「ご検討の程、宜しくお願い致します。」「ご協力いただけますよう、宜しくお願い致します。」「今後とも宜しくお願い致します。」「以上、宜しくお願い致します」など、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉で締めくくりましょう。

本文の文章校正は5W1Hを意識する

前述で述べた伝わりやすく、簡潔に書く事はもちろんですが、結論を先に記述することもビジネスでは必要になってきます。そして、一般的に使われている構成が5W1Hの構成です。これらを意識することで、簡潔に要点を正確に伝えることができます。

  • When:いつ(時間)
  • Where:どこで(場所)
  • Why:なぜ(理由)
  • Who:誰が(主体)
  • What:何を(行動)
  • How:どのように(手段)/li>

署名の記入

署名は、メール上の名刺のようなものです。主な項目は以下の通りです。

  • 社名、部署名、役職名
  • 名前(読みにくい名前については、読み仮名も記載しましょう)
  • 郵便番号、住所、ビル・建物名
  • 電話番号(会社携帯がある場合は記載しましょう)
  • ファックス番号
  • メールアドレス
  • 会社HP URL(ウェブサイト名も記載)

その他、業種によっては営業時間や定休日などまで記載することもお勧めします。そして、会社のHPで会社地図を入れているのであれば、住所の下に会社地図URLを入れておきましょう。

「Re:」や「Fw:」は長くなったら削除

返信する時につく「Re:」や転送する時につく「Fw:」についてですが、煩わしいと思っている方もいるかと思いますが、メールが返信であることや転送であることがひと目で分かるので、基本的にはつけたままにするのがマナーです。但し、何度もやり取りをしている内に「Re:Re:Re:」と言ったように数が増えてきてしまい、件名が「Re:」や「Fw:」で読みにくくなってしまいます。そういった時は「Re:」や「Fw:」を一定数で消したり、止まることもマナーになります。

特殊な記号は避ける

機種依存文字と呼ばれる特殊な記号をメールに使うのはマナー違反になります。機種依存文字とはパソコンやOS(WindowsやMac)と言った機種ごとに独自に設定されている文字のことで、機種依存文字は便利な機能ではありますが機種や文字コードの違いなどによって、メール内で文字化けが発生する原因となります。当然ですが、文字化けが発生してしまうとメールは読みにくくなってしまいますので、メールを送る際に特殊な記号を使うのは避けましょう。

添付ファイルは1M(メガ)以下

仕事でメールを送る場合、見積書、請求書、納品書や企画書、提案書などを添付してメールを送ることも多くありますが、添付ファイルのサイズにも注意が必要です。あまりにも大きなファイルサイズのデータをメールに添付して送ると送り先に届いていないケースがあります。

自社で使用しているメールサーバでメール送信が拒否されれば、送信者にエラーメールが届きますので、対外には問題はないのですが、相手のメールサーバで拒否された場合にはエラーの通知がされないこともある為、送ったつもりでも相手に要件が伝わっていない場合があります。

何M(メガ)であれば問題ないと言ったルールはなく、送る相手先のネット環境にもよりますが、大きくても1Mまでに抑え、それ以上のファイルを相手に送る場合には、分けてメールを送るか、専用ソフトを使って、ファイルサイズの圧縮をして送るようにしましょう。

その他、ビジネスメールの確認事項

基本的に前述でお知らせした内容が、ビジネスにおけるメールの基本&マナーになりますが、その他として、夜遅くにメールを送ることは控え(相手の営業時間に気を配る事が大切)、メール送信前に、送る内容を再度確認しましょう。一つの文字間違いやマナーで顧客との取引が中止になることはよくある事です。

まとめ


今回は、ビジネスメールの基礎的なことについてお伝えしました。ビジネスメールは顧客などとの業務を円滑に進めるツールです。簡単にできるだからこそ安易に行うと双方の間にあらぬ誤解を与えてしまい、逆に効率が悪くなってしまう事もあります。失礼のない文面やルールを守り、伝わりやすい文章を書くことを心がけましょう。そして、出来るだけ少ないメールでやり取りを完結することを心掛けましょう。

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