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【経営の基礎知識】ビジネスシーンにおける送付状(送り状/添え状)の書き方について解説


ビジネスシーンで物品や書類を郵送するときに、送付状(送り状/添え状)を同封して送付する必要があります。企業に勤めていた方は、会社のフォーマットが用意されていて、そこに記入、印刷、送付をしていたかと思いますが、自分で起業・開業する際には自身で作成しなければいけません。

今回は、ビジネスシーンにおける送付状(送り状/添え状)の書き方を解説していきます。

送付状(送り状/添え状)とは?

送付状(送り状/添え状)とは、請求書や書類、物品を郵送するときに同封しておくる案内状のことで、送付状、添え状、送り状、挨拶状などの呼び方があります。送付状をつけて送る時には、郵送やFAXなどありますが、送付状テンプレートは基本的に一つ用意しておけば十分です。

送付状の紙は「無地・白・A4サイズ」で、手書きにする必要はなく、MicrosoftのWordやExcelなどで作成して印刷しましょう。印刷するときの色はカラー・白黒のどちらでも大丈夫です。そして、書類と送付状の紙は、配送時に水漏れやしわくちゃにならないように出来るだけA4クリアファイルに入れたうえで封筒に入れましょう。

最後に、送付状の封筒は、A4サイズの紙が折りたたまずに入るように「無地・白or茶・角形2号」を使います。封筒はコンビニエンスストアや文具店であればどこでも入手可能です。封筒はA4サイズの添え状が折りたたまずに入るサイズであれば、なんでも構いません。また封筒の色は白・茶封筒のどちらでも構いません。

送付状(送り状/添え状)の役割

ビジネス文書を送付する時は、送る書類の内容や送付者の名前などを書いた送付状や添え状を書類に添えることで、内容がすぐにわかるとともに丁寧な挨拶も行うことができます。逆に送付状を添えずに書類だけ送付することは、失礼にあたりますので注意しましょう。

挨拶

本来は相手先に訪問して手渡しすべきところを、省略して送付してしまい申し訳ないという気持ちを表現するものです。時候の挨拶などの定形文を冒頭に記載し、そのあと、用件に入るという形が一般的です。場合によっては挨拶なしでもよいのですが、送付状を添えることで丁寧な印象を与えることができます。

通知

送付状には通知の役割もあります。書類全体の枚数や種類、送付の目的を記載します。同封書類の内容全体がすぐに把握できるので、受け取った相手にとってもわかりやすく親切です。

内容の補足

送付状には、同封書類の内容を補足する役割もあります。たとえば、本来送るべき書類が2種類あり、1種類だけ先に送る場合には、理由、不足書類の送付予定日などを記載することができます。

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送付状(送り状/添え状)の基本的な書き方

  • ①日付:書類を作成した日付を入れます。
  • ②宛名:誰に宛てる書類なのか?送り先の会社名(個人)を入れます。
  • ③件名:どんな目的で送るのかを記入します。
  • ④署名:誰が書いたのか?自社(自分)の社名・住所・電話番号・メールアドレスなどを記入します。
  • ⑤本文:頭語~本文~結語。拝啓~本文~敬具が好ましいです。
  • ⑥別記:「記」とします。
  • ⑦別記主文:内容物と部数を箇条書きで記入します。
  • ⑧結び:「以上」で結びます。

上記が基本的な送付状(送り状/添え状)の基本的な書き方になります。色々と応用できますので、参考にしてください。

送付状を送る際の注意点

送付状を送る際に注意すべき点について説明します。

PCで作成するのが一般的

送付状はパソコンで作成するのが一般的です。手書きでもパソコンでもどちらでも問題はないですが、作業効率を考えるとパソコンで作成する方がよいでしょう。

手書きで書く場合は縦書き

送付状は手書きのものでも全く問題ありません。自分の字に自信があるかたは、手書きで書くことによって相手に好印象を残すことができます。その場合に望ましいのは「縦書き」です。

書類は送付状に記載した順番に並べる

同封する書類は、送付状に記載した順番に並べましょう。送付状の表記と、実際の書類の並びが同じである方が、開封した人が確認しやすくなります。

まとめ

今回は、ビジネスシーンにおける送付状(送り状/添え状)の書き方を解説しました。送付状には、定形の書き方があります。いつ、誰が、誰に、何を送るのかという基本情報と、挨拶文を含んでわかりやすさに注意して作成することが必要になってきます。

昨今、ビジネスのやり取りはメールやSNSで済ませることが多いですが、請求書や納品書など重要な書類については、基本的に現在も郵便で送るのが必須になります。書類を送る場合は送付状(送り状/添え状)を同封するのがマナーです。予め基本のテンプレートを作成しておき、季節にあわせて時候の挨拶をアレンジできるとさらにマナー力がアップし、顧客の信用力もアップします。

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