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定款の原本証明が必要な場面とは?


株式会社を設立する際には、必ず定款を作成しなければなりません。定款を作成したら公証役場で公証人の認証を受ける手続きが必要になります。では設立に必要な定款は設立時以外にどんな時に必要となるのでしょうか?

今回は、定款の原本証明が必要な場面について解説していきます。

定款の原本証明とは?

会社が様々な手続きを行う場合には、定款の提出が必要になることがあります。定款の原本証明とは、原本の代わりに定款の写し(コピー)を提出し、「この写しは原本と相違ないことを証明する」と申請者自らが証明することを言います。

定款の原本は公証役場や会社に保存されていますので、定款の提出が必要になる場合にも、原本を提出するというわけにはいきません。そこで、定款を提出する際に、定款のコピーをとり、そのコピーに原本と同じ旨の証明を付けて提出するということが行われています。尚、必要書類として「定款の写し」としか記載されていない場合、定款のコピーを提出で大丈夫な場合もあります。

定款の原本証明が必要になる場面とは?

  • 税務署等に法人設立を届け出る場合
  • 金融機関に口座を開設する場合
  • 行政機関等への書類申請

申請先によっては代表者の署名を求められたり、定められた方法で製本する必要があったりしますので、よくわからないときには、提出先に確認するようにしましょう。

税務署等に法人設立を届け出る場合

会社を設立した場合には、設立後2ヶ月以内に税務署に「法人設立届出書」を提出する必要があります。税務署への法人設立届出書の添付書類の場合は、「写し」しか記載されておらず原本証明が必要である旨の記載はないため、原本証明をする必要はありません。

そして「法人設立届出書」は、都道府県税事務所にも提出する必要があります。定款の提出を求められた場合であっても、必ずしもすべての定款に原本証明が必要ではないため、十分に確認する必要があります。

金融機関に口座を開設する場合

会社を設立すると、金融機関でも会社名義で口座を開設することができます。金融機関によりますが、法人口座を開設する場合に定款の提出を求められることがあります。口座開設以外にも、一定金額を超える大口取引を行なう場合や、貸金庫サービス契約時にも「取引時確認」として提出することがあります。

行政機関等への書類申請

会社が事業資金を調達するために、助成金や補助金などを活用することがあると思います。助成金・補助金等の種類によって必要書類は異なりますが、定款の写しが必要になることもあります。

そして、事業によっては、行政庁等への許可・認可の申請、届出等が必要になることがあります。許認可申請が必要な事業を行う場合には、会社の定款に、「目的」として当該事業が記載されていなければなりません。会社の「目的」は登記事項証明書(登記簿謄本)にも記載されていますが、手続きによっては定款の写しの提出も要求されることがあります。

原本証明の方法は?

原本証明は、その写し(コピー※A4サイズの白黒コピーで大丈夫)に行いますので、まず定款を1部印刷します。印刷した全ページを重ねて左側を2箇所、ホッチキスで綴じてまとめます。書類を開いた綴じ目(真ん中の部分)の全てのページに会社の代表者印(実印)で契印をします。 最後に原本証明を行います。定款の最終ページの余白に「この写しは原本と相違ないことを証明する」と記載し、日付、会社住所(本店住所)、会社名(商号)、代表者氏名を記載し、法人実印を押印します。

<原本証明 記入例>
この写しは原本と相違ないことを証明する

令和◯年◯◯月◯◯日

●●区●●1-2-3 ●●ビル●階
株式会社●●●
代表取締役 ●● ●● 印

この記載例のような形で、定款の写しの最後のページの余白か、最後のページの裏面に原本証明として記載します。

定款の原本はどこにあるのか

株式会社の場合、会社設立時に作成した定款(原始定款)については、公証役場で公証人の認証を受ける手続きが必要になります。このとき、公証役場に保存される定款と、会社で保管されるための定款の2部ができることになります。つまり、原始定款の原本は、公証役場と会社にそれぞれ1部ずつ保存される形になります。尚、公証役場での定款の保存期間は原則として20年間となっています。

まとめ


いかがでしたでしょうか?定款の原本証明は、会社の手続きで必要になることが多い書類です。書き方や使い方などを覚えておいて、いざ使う時になって戸惑わないようにしておきましょう。

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