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会社のオフィス移転後で必要な手続きについて簡単解説


特にスタートアップ企業は、人数の増加や業務拡大、アクセスの利便性などを考慮し、オフィスを移転することが多いですが、移転後に必ず行わなければいけないことがあります。

今回は、会社のオフィス移転後で必要な手続きについて解説していきます。

オフィスを移転する目的は?

会社のオフィス移転の目的は、会社によって様々ですが、基本的に移転目的としては下記になります。

  • 人員の増加
  • 環境改善
  • 会社に対するイメージのUP
  • 賃貸料などのコスト削減
  • 業務拡大
  • 顧客や販売先との利便性
  • 交通アクセスなど利便性

基本的に規模拡大や、人員増加により箱が小さくなった事による移転が多いですが、中には逆に縮小する為に移転するケースもあります。どんな理由・規模にせよ、オフィス移転後で必ず行わなくていけない手続きがあります。

オフィス移転に伴う移転後に必要な手続き

オフィス移転を行った際は様々な場所にて変更手続きを行う必要があります。なお、業種によっては必要書類などが異なる場合もあるので、もしわからないことがある場合は、各関係官庁などに直接確認するようにしましょう。

法務局(本店移転登記)

会社の住所が変更となった場合は、2週間以内に法務局にて変更に関する書類を提出する必要があります。提出する書類については「登記簿謄本」「定款」「印鑑証明書」の3点になります。

ちなみに、移転が本社の場合、移転日から2週間以内ですが、支社の場合、移転日から3週間以内に法務局にて変更に関する書類を提出する必要があります。

税務局(異動届出書)

移転日から1ヶ月以内に移転前と移転後、それぞれの管轄税務署に対して住所が変わった事実を報告する「異動届書」と、移転手続きが完了した「登記簿謄本」を添えて提出します。またそれと同時に「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」も提出します。

都道府県税事務所(異動届出書)

異動届出書は税務局のほか、都道府県税事務所においても提出しなければなりません。その際、税務局の時と同様、移転手続きが完了した登記簿謄本を一緒に添えて提出します。なお、届出をおこなう場所は移転前の管轄都税事務所で、提出のタイミングは移転直後です。

社会保険事務所(事業所所在地変更届)

オフィス移転後、原則として、変更のあった日から5日以内に「健康保険厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」を、移転前の管轄年金事務所へ提出します。

労働基準監督署(名称・所在地変更届)

オフィス移転後、原則として、変更のあった日から10日以内に、その住所を管轄する労働基準監督署にて、「労働保険名称、所在地変更届」を提出します。また、移転先が他都道府県の場合は「労働保険関係成立届」「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」を提出します。
※内容確認のため「登記簿謄本写し」「賃貸借契約書写し」が必要な場合があります。

公共職業安定所(雇用保険事業所変更届)

オフィス移転後、原則として、変更のあった日から10日以内に移転後の管轄職業安定所にて「雇用保険事業所変更届」を提出する必要があります。

その他

その他、オフィス移転後、ちゃんと郵便物が届くよう「郵便物届出変更届」を、移転前の受持郵便局にて移転する前に提出しましょう。その他、取引銀行などへ変更後の所在地や電話番号を伝える事も忘れずにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?オフィス移転だけでも結構な手間と労力がいります。手続きに不備が発生するなど、円滑な移転が困難になりますので、しっかり情報と準備を整えたうえで進めてまいりましょう。

最後に、手続きではないですが、重要な顧客やアライアンス先に対して、挨拶状や移転案内も忘れずに送るようにしましょう。

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