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会社設立登記に必要な書類とは?

定款の作成と公証役場での認証が終われば、次に行うのが会社登記書類の作成になります。会社設立登記書類の中には、必ずしも必要でない書類もあります。

今回は「会社設立登記に必要な書類」について解説いたします。

会社設立登記の必要な書類について

登記申請書

法人登記に一番大切な書類が、「登記申請書」です。

  • 商号(会社名)
  • 本店所在地
  • 登記の事由
  • 登記すべき事項
  • 課税標準金額
  • 登録免許税
  • 添付書類一覧
  • 収入印紙貼付台紙

などの項目があり、これらが登記情報として、登記簿に記載されます。

法務省のホームページより、記載例やテンプレートがダウンロードできます。
(出典)法務省HP

登記申請書が複数ページにわたる場合は、各ページのつづり目に契印が必要です。使用する印鑑は、「印鑑届出書」で登記所に登録する代表取締役の印鑑です。間違えないように気をつけましょう。

登録免許税の収入印紙を貼付した台紙

登録免許税は収入印紙で納付するため、金額に応じた収入印紙を台紙に貼り付けて提出する必要があります。この際の注意点が「収入印紙の消印」です。会社設立登記手続きの場合は登録免許税法第25条に基づいて、収入印紙への消印は登記機関によって行われなければならないため、提出をする際には消印をしてはいけないことになっています。

尚、合計で登録免許税の金額を満たしていれば問題ないため、収入印紙の額面の組み合わせは問われません。

登記すべき事項を保存したCD-R

「登記すべき事項」は株式会社、合同会社等によって内容が大きく異なります。「登記すべき事項」に基づいて登記が行われるため、実務上は、登記申請書に直接記載して申請してしまうと、法務局で修正することができなくなってしまうので、データで提出する必要があります。

提出方法として、「CD-R、DVD-Rの磁気ディスクに記録して提出する」「オンラインで提出する」の2つあります。昨今、ほとんどの方はオンライン提出を採用しています。オンラインで提出すれば、「登記申請書の作成もできる」「CD-R、DVD-Rを用意する必要がない」「受付番号、補正、手続き終了などのお知らせを受け取れる」というメリットがあるためです。

下記、「法務省:登記・供託オンライン申請システムによる登記事項の提出について」を参考にしてください。

(出典)法務省:登記・供託オンライン申請システムによる登記事項の提出について

定款

会社登記手続きには、事前に公証人に承認された「定款」の添付が必要になります。

(参考記事)会社設立時に必要な「定款」とは?

(参考記事)株式会社の定款認証について

(参考記事)【簡単解説】電子定款について

発起人の決定書

定款で本店所在地を詳細まで記載していないなどの場合に必要になります。

定款では最小行政区画までの記載(例:「東京都豊島区」)でかまわないことになっていますが、定款で本店所在地を最小行政区画までしか記載していない場合には、本店の具体的な所在地を発起人の過半数の一致で決定した「発起人の決定書」を添付します。

発起人の決定書には、発起人全員が押印します。

払込証明書

会社設立登記における払込証明書とは、定款に記載されている通りの資本金が発起人によって所定の銀行口座に振り込まれたことを証明するための必要書類です。

払込証明書には払込の内容や代表取締役氏名等が記載された書面の他に、払込を証明するための所定の銀行口座の「通帳の表紙」「表紙裏」「振り込み内容が記帳されているページ」のコピーが必要となります。書類のサイズに定めはありませんが、定款などと同じA4用紙で作成するのが一般的です。

取締役の就任承諾書

役職名を記載し、取締役として就任を承諾した旨を証明する書類が「就任承諾書」です。取締役に就任した場合、この書類の提出は必須となっています。

代表取締役の就任承諾書

取締役が1名で、代表取締役と兼務している場合は必要ありません。 取締役と代表取締役の役割が分かれている場合のみ用意しましょう。

監査役の就任承諾書

監査役を設置する場合には、この書類が必要になります。

取締役の印鑑証明書

取締役会を設置していない会社の場合には、各取締役の就任承諾書に取締役個人の実印を押したうえで印鑑証明書を添付する必要があります。

取締役会を設置している会社の場合には、代表取締役の就任承諾書にのみ実印を押す必要があるため、代表取締役の印鑑証明書のみが必要になります。

印鑑(改印)届出書

会社の実印(代表者印)は法務局に登録する必要があります。通常は、設立登記申請時に、印鑑届書を同時に提出して印鑑登録を行います。印鑑届書の用紙は法務局で用意されています。

印鑑届書には、代表取締役個人の実印も押印し、代表取締役個人の印鑑証明書(発行後3ヶ月以内のもの)を添付します。

その他の必要書類

資本金に現物出資がある場合には、調査報告書、財産引継書、資本金の額の計上に関する証明書が必要になります。

各書類 署名捺印について

上記の書類及び提出物のうち、「定款」と「発起人の決定書」は発起人の署名捺印が、各就任承諾書では各人の署名捺印が必要です。それ以外の署名捺印は代表取締役が行います。「登記申請書」「資本金の払込証明書」の2つには会社の実印、それ以外の書類には個人の実印を使います。

なお「登録免許税の収入印紙を貼付した台紙」「登記すべき事項を保存したCD-R」「取締役全員の印鑑証明」に署名捺印は不要です。

会社誕生

一式が揃いましたら、管轄の法務局へ行き、申請した日にちが会社の設立日(登記日)となります。登記申請書類を提出したら、登記申請の完了予定日を必ず確認してください。2週間後くらいが完了予定日になります。もし、登記申請書類に不備があれば、登記申請書に書いた電話番号に連絡がきますので、書類の不備を直したり、書類の再提出、印鑑の押印などを行うため、法務局に行くことになります。

完了予定日まで電話連絡がなければ、無事に会社が設立されたことになります。これであなたの会社が誕生します。

まとめ

会社設立登記は定款を作成・認証した後に行う重要な手続きです。不備があれば法務局から修正・補正または再提出を求められますので、自身が設立する会社にはどの書類が必要で、どの書類が不要なのかをあらかじめ把握した上で会社登記を進めていきましょう。

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