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【起業家必見!】生産性向上の為、ビジネス向けサービスツール「G Suite」を活用しよう

企業や組織がグループウェアを導入するにあたり、よく検討されるのが「 G Suite(ジー・スイート)」です。

Googleのサービスで、Google AnalyticsやYoutube、Google広告など、ビジネスにおいてもGoogleのサービスを利用している方は多いと思います。G SuiteはG Suiteのアカウントであれば、すべてのGoogleサービスで同じアカウントで利用できるため、よりシンプルに運用できるという利点もあります。

今回は、「 G Suite」の特徴や主なサービスを解説します。

G Suite(ジー・スイート)とは?

G Suite は、Google が提供するクラウド型グループウェアで、Google社が提供している各々のサービスアプリケーションをビジネス向けにまとめて利用できるソフトウェアです。

1ユーザーあたり500円/月(年間契約の場合)で利用でき、多くのビジネスパーソンが日常的に利用しているGmailやGoogleドキュメントをはじめ、カレンダーのチーム共有や統合メッセージングサービス「Googleハングアウト」といった便利なアプリをインターネットの接続環境さえあればデバイスを問わずどこでも利用が可能になるサービスです。

無料のGoogleサービスとの違いは?

G Suiteは、もともとGoogleが無料アカウント(@gmail.com)で提供していた、Gmail、Google ドライブ、Google ハングアウト、Googleカレンダーなどの機能をビジネス向けにパッケージしたサービスです。

無料アカウント版と大きく異なる点として、独自ドメインのメールが使えること、SLA(サービス品質保証)が設定されていること、24時間365日のサポート対応していることが挙げられます。

G Suite(ジー・スイート)の特徴

まずG Suiteの代表的な特徴として、以下が挙げらます。

初期費用が安く、導入もすぐできる

G Suite に物理的なサーバー等のインフラは不要です。

ユーザーは、G Suite を利用するためにインターネット接続環境とユーザーが利用するパソコンなどのクライアントデバイス、そして月額利用料の支払いだけ用意すればすぐにでも利用可能になります。

サーバーのハードウェアなどを調達する必要はないので初期投資は安くなり、導入も速いため、短期間でカットオーバー(本格稼働)することが可能です。

共同作業の最適化

G Suiteを利用しながらチームで共同作業をする際には、メンバー間での情報の共有や編集作業ができ、その都度必要なデータをやり取りする必要がありません。

基本的にすべての機能がブラウザから利用できるので、インターネット環境とブラウザさえあれば遠隔地にいるメンバーともリアルタイムで必要なコミュニケーションがとれるようになります。

どこからでもアクセスが可能

すべてがWEB上で完結するサービスであるため、ネット回線さえつながれば、移動中でも取引先の企業からでも自由にアクセス可能ですので、わざわざ会社に戻るといった無駄な行動をとる必要はなくなります。

独自のドメインメール

まず独自ドメインのアドレスを使ってメールの送信をしたり、メーリングリストの作成ができます。G Suite登録時にドメインを購入することもできますし、すでに購入済みのドメインを使用することもできます。

24時間365日のサポート

電話やメールでサポートにコンタクトをとれば、24時間365日いつでもGoogleの担当スタッフに相談できます。

モバイル端末の保護

重要なデータの入っているモバイル機器を紛失してしまった場合などに端末を探したり、パスワード入力が必要な状態に変更したりすることで、組織のデータを保護できます。

G Suite(ジー・スイート)で利用可能な主なアプリ

G Suiteで利用可能な主なサービス(ツール)について、それぞれ紹介致します。

Gmail


G Suiteの代表的なサービスはGmailです。

無償版の場合、メールアドレスドメインは「@Gmail.com」が基本ですが、G Suiteで利用する場合は独自ドメインで利用できます。

また無制限にメーリングリストを作成でき、フォルダ容量も30GB程度で、ビジネスレベルで問題なく利用できます。迷惑メールも強力なフィルタでしっかりとブロックしてくれます。

Googleカレンダー


Googleカレンダーはだれでも簡単に利用できるスケジュール管理アプリになります。

パソコンをはじめ、スマートフォン、タブレット、ファブレット、フューチャーフォンなど、ほとんどの端末からのアクセスが可能で、設定した日時にアラームを設定しておくと、つい忘れがちなスケジュールを多彩なアラートの種類でリマインドしてくれます。

その他の Googleサービスとスムーズに連携することもでき、共有可能で作成も簡単であり、Googleサイトで自分のスケジュールを公開すれば、部門内や組織全体に予定を見ることも可能です。

Googleハングアウト


Google ハングアウト は無償の音声・ビデオ通話が簡単に出来るサービスです。

外回りの多い営業マンなどは、スマートフォンやタブレット端末で簡単に周囲とコミュニケーションがとれるので大変生産性が上がります。

チャットの同時参加人数は150人と、大企業のグループチャットとしても十分機能することに加え、メンバー同士の位置情報の共有もGoogleMapとの連携で実現することが出来ます。

さらに、Googleアカウント やプラグインの有無にかかわらず、外部ユーザーを会議に招待することが出来ます。社外の取引先などとも、互いの環境を意識せずにコミュニケーションが可能となり、自社、顧客、双方にとって高い生産性向上が見込めます。

Googleドライブ


Googleドライブでは、パソコンにファイルを保存するのと同じ感覚で重要なデータをクラウド上に保存できるサービスです。

Powe Point、Word、Excelといったビジネス上欠かすことのできないようなファイルや、jpg、bmp、gifなどの画像データから動画ファイルなどさまざまなファイルデータを保存・管理可能です。

保存したファイルはGoogleドライブ上で共有ができ、あらかじめ設定した権限をもつユーザーのみが閲覧・編集が可能になっているので、自社できちんと管理しておけば情報漏えいの心配はありません。

Googleスプレッドシート


タスクリストの処理、プロジェクト計画の作成、グラフやフィルタによるデータの分析など、さまざまな作業を行うことができます。

Excelに近しいサービスですが、複数メンバーで情報を入力・共有したりする作業では、スプレッドシートの方が便利です。

まとめ

「 G Suite」は、社内の情報共有だけでなく、起業後、会社の規模が大きくなった際、中途入社や新入社員への情報展開にも非常に便利です。

また、場所に依存しない効率的な仕事も可能になりますので、G Suite の活用は、今までの日本企業の課題を解決するためのインフラとしてますます重要になるでしょう。

現在、G Suite は 14 日間無料でお試しできますので、この機会に触れてみるのはいかがでしょうか。

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