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【簡単解説】電子定款について

株式会社を設立する際に欠かせない手続きに、公証役場での定款の認証があります。そもそも定款とは、会社の根本規則を規定した言わば会社の憲法と言うべき存在で、定款作成は会社設立に欠くことのできない文書になります。

定款を認証してもらう場合には、紙の定款を認証してもらう方法のほか、パソコンで作成した定款のデータを認証してもらう「電子認証」という方法があります。

今回は「定款の電子認証」について解説します。

電子定款とは

10年程前まで、定款の手続きは、紙に氏名を署名・押印して公証人役場で認証してもらう方法によるものでした。

現在、電子文書(CDやフロッピー等の媒体)に電子署名を行い、法務局の登記・供託オンラインシステム申請ソフトを活用して、定款をPDF化して送信して認証を受ける「電子定款」も可能になりました。

電子定款を利用する一番の利点は、従来の紙媒体で行う定款認証の印紙代4万円が不要になることです。電子定款は、電子媒体であり、文書扱いに該当しない為、印紙税法上税金対象となりませんので、印紙代が発生しません。

但し、電子定款の認証には、準備しなければならない機器や特別なソフトウエアが必要で(ソフトウエアは数万円)、知識や経験のない方にとっては面倒なことも大変多いので、電子定款認証に係る労力と費用を考慮すると、紙での定款認証や専門家に任せた方が労力も費用も安く済ませられる可能性があります。

また、電子定款の申請は、インターネットのみで受付を行っていますが、全ての電子定款手続きをネット上で完了することは出来ませんので、認証を完了するためには、申請の後、公証人役場へ会社保存用と登記用の定款を取りに行かなければなりません。

電子定款で行う場合、定款を作成して公証人に事前チェックしてもらう作業は、従来の紙媒体の定款と同じで、また、電子定款は、紙媒体の定款と異なり、訂正印等での修正が効かないので、公証役場での事前チェックは従来に比べて厳格に行う必要があります。

まとめ


初めて電子署名等の電子定款作成に関する業務を自分1人で行う事は、時間や経費等の生産性という観点からみれば、効率が悪いと言わざるを得ません。

自分で電子定款作業を行うよりも、会社設立の専門家で、電子定款作成の環境を揃えている司法書士や行政書士などに依頼する方が、安価で済む場合がありますので、専門家(司法書士や行政書士など)に依頼することをお勧めします。

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