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1枚の紙で全て解決!仕事が整理される方法

仕事が次々降ってきて、何から手を付けていいかわからない。
別の仕事が入ってきて、仕事が全く終わらないなど、自身のキャパを超えて仕事をしており、なかなか仕事が終わらないと嘆いている方に、効率良く仕事を終わらせる為に必要な事を書きますので、ぜひ参考にしてみてください。

・効率よく仕事をする為に一番重要な事

まずはじめに、仕事をする上で効率よく仕事をこなす上で重要なことは、「頭の中を常にクリアにする」ということです。
これはどういうことかというと、頭の中で覚えておくことを極力少なくするために、手帳やメモで常にやることを書き出し、頭で覚えておかなくても良い方法を取ることが重要になってきます。
googleカレンダーのようなものに自身のタスクを入れておくのでも良いですが、わかりやすく目につくように付箋や、紙に書いておいた方が良いでしょう。

・付箋(ふせん)にメモする

前述したように、仕事をしていると、その仕事だけで終わるということはあまりなく、実際には何らかの別の仕事が急に入ってきたりします。このような仕事が入ってくると仕事全体の生産性が落ちる要因となります。

その時に使えるものが「付箋」です。

急な電話や仕事が入った場合でもこの付箋を使い、自分がどこまで仕事をやったのか、続きはどこからかということが一目瞭然でわかりますので、ロス時間が無くなります。

・時間は倍ほどの余裕をもって伝える

これは心理学でも言われていることですが、人間は未来にかかる時間を甘く(短く)見てしまう傾向があり、実際には2倍かそれ以上の時間がかかってしまうと言われております。

時間に余裕をもって伝えることで、その後の仕事もあせらずにできるのではないでしょうか。

・優先順位をつける

これはよく言われていることですが、仕事は全て重要な事だと思われている方もいることと思います。ここでまず考えなければならないのが、期限を明確にするということです。

期限が今日中なのか、2日後なのか、1週間後なのかということを明確にし、まず何をしなければならないのかということを考える必要があります。最優先でしなければいけないこととして、「重要」で「至急」なことになります。

次に優先すべきは「重要」だが「至急」ではないことです。

よく「至急」だが「重要」でないことから行う方も言うかと思いますが、限られた時間の中で仕事をする必要がある為、まず、重要でないことは後回しにすることが必要です。

最悪、時間が無い中でも、重要な事でないものは時間内に終わらせればよいので、重要な事から終わらせていきましょう。

いかがでしたでしょうか。
仕事に追われる方がほとんどだと思いますが、頭を整理し忘れない為にも、紙に書き出し、優先順位をつけて仕事を効率よく終わらせていきましょう。

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