会社やビジネスをはじめるときの情報サイト

インターネットFAXとは?基礎知識やメリット・デメリットについて解説


ビジネスに欠かせない存在であったFAXは、ペーパーレス化の推進に伴い、廃止が検討されるようになりました。一方で、FAXによるやり取りが深く根付き廃止に踏み切れない企業も少なくありません。そのような時におすすめなのがインターネットFAXです。インターネットFAXは、電話回線を使わずにFAXが利用できる便利なツールです。

そこで今回は、インターネットFAXの基礎知識やメリット・デメリットについて解説していきます。

※この記事を書いているHAJIMERU01.comを運営しているスタートゼロワン社が発行している「起業のミカタ(小冊子)」では、更に詳しい情報を解説しています。無料でお送りしていますので、是非取り寄せをしてみて下さい。

インターネットFAXとは?

そもそも「インターネットFax」とは、名前のとおり「インターネット回線を使ったFax」のことです。

従来からあるFAXのように、電話回線を使ってFAX送信を行うのではなく、インターネット回線を通じてFAXの送受信を行います。簡単にいうとメールでFAXを送るようなイメージで良いかと思います。

IP電話と同じように、すでに引いているインターネット回線を利用して通信を行うので、通信コストは大幅に削減することができます。さらに送られてきたFAXは、デジタルデータに変換されるため、パソコンやスマートフォンにメールとして受信し、内容を確認することが可能です。これによりFAXを送る際に、一度プリントアウトしたり、FAX受信時の用紙代なども必要なくなります。

従来のFaxとの違い

またインターネットFaxにすることで、従来のように電話機がある場所でなくてもFAXの送受信が可能となります。インターネット回線に繋がる環境と端末さえあれば、どこででも送受信することができます。

今まで、FAXを送受信する場合には、FAX機の近くにいる必要がありました。FAXを送るときにしは、送付したい資料を機械に読み込ませて送ったり、受信する際には機械から印刷されたものを受け取る形で成り立っていました。

しかしインターネットFAXの場合、パソコンやスマホから送りたい資料を選択して送るだけで、どこにいてもFAXを送信することができます。また従来のFAX機から受信する場合も、先方が送信したFAXがPDFなどのデータファイルに変換されて、メールの添付ファイルとして届きます。このように従来のFAXに比べて、居場所が制限されずに手軽に送受信することが可能になります。

送信・受信の使い方

インターネットFAXは、メール、WEB管理画面、スマホアプリの3つの方法で送受信を行うことが出来るようになっています。メールを利用する場合、パソコンやスマホで作成したファイルをメールに添付して、送り先の番号を発行されたアドレスの先頭につけて送信すれば、FAXとして送ることが出来ます。また送られてきたFAXは、メールにPDF等の形式のファイルとして添付されて受信します。WEB管理画面やアプリも同様に、原稿を選択して、相手先の番号を指定して送信し、受信したFAXは受信一覧に表示されて詳細を閲覧することが出来るようになっています。これら3つのツールは会社によって提供される内容が異なります。

【無料】起業相談会を実施しています。起業相談会申し込みはこちらから。

インターネットFAXの機能

インターネットFAXは、回線契約が不要であり、一斉送信機能やAPI機能による自動連携などさまざまな機能があります。

回線の契約が不要

FAX送信機は1回線、複合機でも2回線、FAXサーバでも4回線、8回線といった電話回線を引く必要がありますが、インターネットFAXは回線の契約が必要ありません。またFAXサーバで外部に送信をしている場合、最も使われるピークに合わせた環境(サーバスペックや回線数など)が必要なため、普段はムダが多いです。

一斉送信

同じ内容をそれぞれ別の送り先に一斉送信できる機能です。一斉送信できる件数は製品によって異なり、少ないところであれば30〜50件、多いところだと2,000〜3,000件ほど一斉送信できます。

APIによる自動連携

製品によっては、APIを使って基幹システムと連携できるものもあります。例えば、帳票ツールと連携して、帳票出力とFAXの送信を自動で行ったり、基幹システムや業務アプリケーションからダイレクトにFAX送受信を行えたり、Googleドライブと連携して自動保存したりすることが可能となります。

インターネットFAXの料金

インターネットFAXの料金には、最初の登録にかかる1.初期費用、2.月額固定費用、3.FAXの送受信枚数ごとにかかる送受信費用の3つがあります。その料金はインターネットFAX会社によって異なりますが、初期費用で1,000円程度、月額固定費用は1,000円~1,500円程度で、送信費用は1枚につき10円前後の費用がかかります。また、受信費用はほとんどの会社が無料となっています。

毎月の送受信枚数にもよりますが、一般の加入電話の回線費用と比べても月額固定費用は安く済みます(加入電話の回線料金はプランによって異なりますが、1,700円~3,500円程です)。また、受信費用はほとんどのサービスで無料となっており、送信は1枚につき7~15円程度の料金となっています。サービスを提供する会社によって異なります。

インターネットFAXのメリット

もちろんインターネットFAXには、従来と異なる仕組みだからこそのメリットもあります。デメリットと合わせて、自社に合う手段を選択することが重要です。

外出先でも利用できる

従来のFAXは室内の電話機から送受信するため、利用する際の時間や場所に制限がありました。インターネットFAXはスマホやパソコンを使って送受信できるため、外出先でも問題なく利用できます。「FAXを送受信するために出社する」という非効率な働き方をする必要もありません。

FAX機など専用機種の設置が不要となる

インターネットFAXは、インターネット回線とスマホ(パソコン)があれば利用できます。従来のような、出入力に必要な専用機器が不要なため、手軽に導入可能です。機器を設置しないことで物理的な回線が不要になるため、導入時の初期工事も必要ありません。初期コストを抑えて導入できる点がインターネットFAXの魅力です。

コスト削減につながる

受信したFAXを紙で出力する必要がないためインク代や用紙代が不要になります。また、受発注に関わる書類の場合、企業によっては3年や5年などの保管期間を設けていると思います。その間の保管スペースや、場合によっては外部倉庫を借りていた場合、そのコストなども不要になります。もちろん、見積もりを取って検討する必要はありますが、インターネットFAXの方が送受信紙に関わる費用にかかる費用が少なくなるケースが多く、コスト削減につながります。

FAXのデータ管理がしやすくなる

紙のFAXでは、届くたびに自社で振り分ける必要があるため、数が膨大になるほど管理が手間でした。紙で保管すると場所も取るため、効率的な管理は難しいでしょう。インターネットFAXは、データをネット上に保管できるため書類の割り振りや検索などが非常に楽です。「FAXのファイリング」など大きな負担になる作業をなくせるため、業務効率化にも役立ちます。

セキュリティリスクが小さい

FAXは用紙の紛失や内容を第三者に見られるといったセキュリティリスクがあり、秘匿性に優れているとは言えません。インターネットFAXは用紙不要で、セキュリティ対策が施されたサーバーにデータが保存されるため、セキュリティリスクを軽減できます。特定の人間のみアクセスできるよう設定できるため、秘匿性も十分です。

【無料】資金調達相談会を実施しています。資金調達相談会申し込みはこちらから。

インターネットFAXのデメリット

従来のFAXよりも手軽に使えますが、大きく以下のデメリットがあるので気をつけましょう。

インターネット環境が必須となる

インターネットFAXを使うには、従来と異なりインターネット回線に接続する必要があります。ビジネス上で日常的に送受信できる状態を維持するには、常にインターネット回線につながなければなりません。通常のFAXは電話回線を使うため、仮に通信障害などが発生しても問題なく使えました。しかしインターネットFAXでは、万が一通信障害などが起きると、トラブル中の送受信ができないため要注意です。

現在のFAX番号から変更になる可能性が高い

サービスによっては、今使っているFAX番号からインターネットFAX専用の番号へと変更する必要があります。ビジネス上の取引でFAXを使用している場合は、相手先への新番号の通知や番号誤り時の対応などが発生してしまうでしょう。できれば、FAX番号の変更は避けたいものです。番号変更を回避したい場合は、変更しなくても使用できる方法を利用前にチェックしましょう。

コストカットにならない可能性がある

インターネットFAXは、FAXをほとんど利用しない環境ではコストダウンにならず、導入コストと月額料金を浪費してしまいます。事前にFAXとインターネットFAXの運用コストを試算し、どちらがコストカットになるか検証するのが無難です。また、同一市内へのデータ送信はFAXの方が安価となります。データをやり取りする相手が同じ地域にいる場合は留意しておきましょう。

手書きのメモや書類はスキャンする必要がある

従来のFAXとは異なり、インターネットFAXでは手書きで作成した書類やメモ、帳票や申込書などを送るためにはスキャンが必要です。デジタルデータ以外のものをFAXでやり取りする機会が多い会社では、スキャンの手間がかかります。

FAX受信に気づきづらい

インターネットFAXはメールと同じ形式で送信されるため、紙媒体を印刷するFAXよりも目立ちません。メール画面をこまめにチェックしないと、受信を見逃してしまう可能性があります。メールに不慣れな社員がいる企業では注意が必要です。

インターネットFAXサービスの選び方

上記でお知らせした通り、インターネットFAXにはさまざまなメリット・デメリットがあります。実際に導入する際は、以下の基準をもとに自分に合うサービスを選定することが重要です。

使いたい市外局番や番号を使えるか

インターネットFAXのサービスによっては、希望の市外局番や番号を使えない場合があります。もし自分で番号を指定できない場合は、取引先に番号変更を通知する必要があるため手間です。変更の通知忘れがあると、相手企業との連絡に不具合が生じるかもしれません。取引先とのコミュニケーションミスを防ぐためにも、可能な限り使う番号を指定できる事業者を選びましょう。

どんな機能が搭載されているか

インターネットFAXの機能はサービスによってさまざまです。

例えば以下のような点が挙げられます。

  • 送受信機能(片方のみの場合あり)
  • ナンバーポータビリティー機能
  • 外部システムとの連携機能
  • 予約配信機能
  • スマホへの対応可否
  • データ管理機能

インターネットFAXを最大限活用するには、自社の目的に合わせた機能を選ぶことが重要です。

費用はどのくらい発生するか

初期費用については無料のサービスもあります。枚数ごとの料金や月額費用についても「毎月◯枚までは無料」「30日間無料」など、パターンはさまざまです。自社での送受信枚数などを考慮し、一番お得に使えるサービスを選ぶとよいでしょう。

インターネットFAXを導入すべき会社とは?

インターネットFAXやクラウド型FAXサービスを導入することで、メリットを得られますが、特にどのような会社が導入するのにおすすめなのでしょうか?

社員の外出・出張が多い会社

スタッフが常に会社内で業務を行っている場合、従来通りFAX機を利用してもそれほど問題ないかもしれません。しかし、外回りが多い職種の人が多く在籍している会社や出張が多い会社などは、外部からでもFAXの送受信ができるインターネットFAXに向いています。

毎日大量のFAXの送受信がある会社

日々大量の受注FAXが届く会社では、届くFAXの仕分けをするだけでも大変な労力です。その後、各FAXに対して追記や返信、処理が終わったFAXをファイリングするのも手間がかかります。業務を効率化するためにも、大量のFAXをやり取りする会社ではインターネットFAXの導入がおすすめです。

まとめ


いかがでしたでしょうか?今回は、インターネットFAXの基礎知識やメリット・デメリットについて解説しました。

デジタル技術の発展により誕生したインターネットFAXは、既存のFAXよりも高いコスト削減効果と機能性向上を実現します。導入も手軽に行えるため、ペーパーレスを成し遂げたい企業やこれからもFAXを継続利用したい企業におすすめです。インターネットFAXを導入し、コスト削減や業務効率化に繋げましょう。

より詳しい情報や起業・開業に役立つ情報は「起業のミカタ(小冊子)」を無料で贈呈していますので、合わせてお読みください。

お問い合わせ
起業・飲食開業の事など、お気軽にご相談ください。 HAJIMERU01.comでは
『起業・開業やビジネスの「はじめる」1%向上に役立つ情報などを提供します』
記事のお問い合わせは
下記電話にお問合せください。

スタートゼロワン株式会社
電話番号:03-6380-3041

記事カテゴリー

タグクラウド

おすすめ記事

起業・開業支援関連

起業・開業のノウハウ集
起業・開業の専門家が教えます
資金調達 情報サイト
飲食開業 情報サイト