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【営業基礎知識】商談の流れや会社案内/提案資料の作り方を解説


商談は、自社の商品やサービスの詳しい説明を行ない、最終的に購入・契約してもらうための場です。商品を買うことで「どのようなメリットを得られるのか」「どんな課題を解決できるのか」をいかに相手に伝えられるかが重要となります。そのためには商談の基本的な流れを理解して、どのように商品を説明し契約まで持っていくのかを考えた上で商談に臨む必要があります。

そこで今回は、商談の流れや会社案内/提案資料の作り方を解説していきます。

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そもそも商談とは?

商談とは、商品・サービスの取引(売買)に関する交渉や相談を指します。価格・納期など契約内容の詳細を、営業担当者・顧客との間で直接相談する場です。顧客が抱える課題をヒアリングし、課題解決に効く自社商品・サービスを提案して、双方納得できる形で契約に結び付けます。

1回の商談で契約締結となる場合もありますが、詳細を詰めていくと複数回の商談を要するケースもあるでしょう。

商談の流れについて

商談の大まかな流れは以下の通りです。

  • 事前準備
  • 名刺交換
  • アイスブレイク
  • 会社紹介
  • ヒアリングと課題共有
  • 商品・サービスの提案と料金説明
  • クロージング
  • お礼メールやアフターフォロー

上記工程について詳しく説明していきます。

事前準備

実際に商談に向かう前に、事前準備を行なう必要があります。有意義な商談にするためには事前準備がとても重要です。大まかに分けて、以下の2点について準備を行ないましょう。

  • 相手の会社についての情報収集
  • 相手の会社の課題について仮説を立てる

上記について、詳しく説明していきます。

相手の会社についての情報収集

まずは相手の会社や、相手の会社の市場に関する情報を集めましょう。調べておくべき内容は、「営業先の会社について」と「営業先の市場について」の2つに大きく分けられます。細かい内容は次の通りです。
 

<営業先の会社について>
  • 経営方針/戦略
  • 事業内容(商品/サービス)
  • 事業規模
  • 業績
  • 資本
  • 財務
  • IR情報   など

 

<営業先の市場について>
  • 主要取引先
  • 業界動向
  • 競合他社の状況   など

情報収集先としては、営業先の企業ホームページなどがあります。大企業であれば四季報などからも情報が得られます。この他にも、経営者や担当者がSNSアカウントを持っていれば、そこから企業や経営者の価値観などを探ることも可能です。まずは様々な場所から幅広く情報を集めましょう。

相手の会社の課題について仮説を立てる

収集した情報を元に、営業先が現在抱えている課題の仮説を立てます。仮説を立てることで、相手が興味のありそうな商品やサービスを紹介する準備ができます。またこの仮説を元に、アプローチの方法やクロージングの時期など、商談のある程度の見通しを立てておきましょう。

名刺交換

ここからは実際に商談に行ってからの流れとなります。商談担当者と初対面の場合は名刺交換を行なうことになります。商談スペースに案内されたら、いつでも名刺が出せるように名刺入れを準備しておきましょう。

名刺交換は立って行ないます。担当者が来たら、テーブル越しに名刺交換を行なわないように、交換しやすい場所に移動しましょう。また、交換は目下の者から差し出すことが基本的なマナーとされているので、自分から名刺を差し出します。差し出す時は、社名と部署名、フルネームを省略せずに名乗り、会釈をしながら差し出すとよいでしょう。

交換した名刺はすぐにケースにしまわず、名刺入れの上に置いておきます。商談終了のタイミングで、相手に合わせてケースに納めましょう。

アイスブレイク

初対面の方と話すのは緊張しますよね。初対面同士の緊張した雰囲気を解きほぐすための有効な手法として、「アイスブレイク」があげられます。商談においては、本題に入る前の雑談のことを指します。アイスブレイクはその後の商談を進めやすい雰囲気を作れますが、もし相手が多忙そうであれば行なわなくても構いません。話題選びのコツは、「相手と共通する話題」を選ぶことです。以下のような話題を用意していくと良いでしょう。

相手のオフィス周辺の話題

駅から相手のオフィスまでで見かけたものを話題にしましょう。例えば、駅前にある人気の飲食店に関する話題であれば、もし相手が知らなくても興味を持ってもらえるでしょう。

業界ニュース

相手の業界に関するニュースから話題を見つけましょう。商談の本題につなげることも可能です。

相手に関すること

オフィスの立地や環境、名刺のデザインなどを褒めるのも良いでしょう。相手そのものを褒めると不快に感じられる場合もあるので、コツは相手の会社に関する物事を褒めることです。

会社紹介

アイスブレイクで「悪い人ではなさそうだ」と思わせることに成功したら、次のステップが「信用して良い会社だ」と思わせることです。そのために会社紹介を行います。ここで、資料の出番です。信用して良い会社であることが伝わる資料である必要があります。

ヒアリングと課題共有

商材の説明に入る前に、商談相手が抱える課題をヒアリングします。営業担当者は商品・サービスを売ることに意識が向きがちですが、商談相手が求めるのは商品・サービスによる課題解決です。商品・サービスは課題の解決手段のひとつに過ぎないため、商談相手が抱える課題を引き出して明確化し、ソリューション提案の下地を整えましょう。

商品・サービスの提案と料金説明

商談相手が抱える課題を明確化したら、そのソリューションとして商品・サービスを提案します。サービスの特徴や他社サービスとの比較、商談相手が抱える課題のソリューションとしていかに相応しいかをアピールしましょう。

併せて料金も説明します。できる限り安価に見せようとする営業担当者もいますが、重要なのは価格以上の価値を提供できることです。オプションによる価格変動などを故意に伏せると信用を損なう恐れもあるため、事実を率直に伝えつつ、具体的な導入効果やメリットを分かりやすく説明しましょう。

クロージング

対話を進めて商談相手が契約を意識した段階で、最後の詰めとして契約締結のプロセス、つまりクロージングに入ります。初回の商談で決断を迫ることは高難度ですが、決断を後日に引き伸ばすと成約の機会を逃す恐れもあるため、商談相手の気持ちが前向きであれば積極的に後押しすることも大切です。

情報や資料が不足しているなどして要検討という状態であれば、次回の商談時に有益な情報・資料を提供する旨を伝え、時間を割いてもらったことにお礼を述べて丁寧にお辞儀をすることも大切です。

お礼メールやアフターフォロー

商談が成立してもしなくても、商談後にお礼メールを送ることは重要です。顧客との関係は商品・サービスを販売して終わるわけではありません。商談を通じて顧客との良好な関係を築くことで、リピート購入やアップセル・クロスセルの機会創出、ひいてはLTV(顧客生涯価値)の最大化につながります。サービスの解約率低下という意味でもアフターフォローは大切です。

販売後の問い合わせ・相談にも誠実に対応し、また定期的にコンタクトを取って利用状況や顧客の状態を把握して、顧客との信頼関係を構築しましょう。

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会社案内/提案資料の作り方

会社案内は以下のような流れで作る必要があります。

また、同じページに、会社概要と取引実績を一緒に載せるのは極力避け、1スライド1トピックにしましょう。そうすることで、会社概要を説明しているのに取引実績の質問をされるといった話の腰が折られる可能性を減らすことができます。

会社案内の目次

  • 1.表紙
  • 2.会社概要 住所や資本金など一般的な会社の概要
  • 3.取引実績 履歴書でいうところの学歴や職歴 創業間もない場合は代表者略歴で代用可能
  • 4.事業内容 事業の全体像
  • 5.理念やビジョン ここまで事実を並べることにより、どんな企業が何を掲げているか鮮明に伝わる
  • 6.裏表紙 問い合わせ先など

まずは、しっかりこちらの会社がどんな会社なのかという実像を把握させ、その後ビジョンなどの紹介に入る流れであれば、相手からの信用度もあがります。

提案資料の作り方

次に、サービス(商品)紹介資料の作り方を説明します。ここでのポイントは、実際に発注したら、もしくは購入したらどのような使用感になるのかが伝わるようにすることです。そのため、無形商材と有形商材では少し構成が異なります。

無形商材の提案資料

  • 1.表紙
  • 2.どんなお客様向けか説明→「うちが当てはまってる」と思ってもらい、聞く姿勢をセット
  • 3.サービス全体像→どういう流れでサービス提供が進むのかという全体像を説明
  • 4.利用手順説明→「まずはヒアリングです」など、発注後の流れを各ステップ1スライドで説明
  • 5.料金表→可能な限り個別見積もりを出す必要がない料金表を用意しておくと新人でもクロージングが容易
  • 6.事例→最後にもってくることで「この企業もあの値段で導入してるのか」と効果が最大化

有形商材の提案資料

  • 1.表紙
  • 2.どんなお客様向けか説明→「うちが当てはまってる」と思ってもらい、聞く姿勢をセット
  • 3.商品の特長を説明→どんな特長がある製品なのかを一目で伝え、印象づけ
  • 4.特長の詳細説明→商品の特長を特長1つにつき1スライドで説明
  • 5.料金表→可能な限り個別見積もりを出す必要がない料金表を用意しておくと新人でもクロージングが容易
  • 6.事例→最後にもってくることで「この企業もあの値段で導入してるのか」と効果が最大化

どちらの商材の際も共通して意識しないといけないことは、商談後はその提案資料が回覧していき代わりに営業してくれるということです。つまり、文字が多くて読みにくくてもダメですし、逆に口頭での補足が多すぎて資料を読んでもよくわからないのもダメです。ベストなバランスを探りましょう。

また、フォントの種類やサイズがバラバラだと細かいことまで気配りができない会社だと思われてしまい、当然、マイナスです。

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まとめ


いかがでしたでしょうか?今回は、商談の流れや会社案内/提案資料の作り方を解説しました。

商談は事前準備をしっかりと行なうことがとても重要です。また、事前準備ができたら練習も行ないましょう。上記を参考に、商談の基本を踏まえ、十分に準備をしてから本番に臨みましょう。

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