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起業時のオフィスデザイン・レイアウトのポイントやコストを削減できる方法について解説


起業時はオフィスの種類だけでなくオフィスデザインやレイアウトも、大切なポイントになります。また出来るだけ出費を減らしたい起業時にはコストを削減したい所です。

そこで今回は、起業時のオフィスデザイン・レイアウトのポイントやコストを削減できる方法について解説していきます。

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【基本】オフィスレイアウトを考える手順

オフィスレイアウトを考えるには手順があります。以下の手順で進めていきましょう。

  • コンセプトの決定:オフィスのイメージを決めます。
  • スペースの算出:各エリアに必要な面積を算出します。
  • ゾーニング:どこにどの部署を配置するかどんなエリアを作るか考えます。
  • 動線計画:スムーズに移動できる動線を考えます。
  • インテリアなど:スペースの配置が決まったらその内部の詳細を考えます。

ただやみくもにデスクや椅子、家具を配置するのではなく、コンセプトを決め、仕事がしやすい導線や環境つくりをしましょう。

また仕事を行うメインスペースである執務室のレイアウトは、使用する社員のことを考えて決めましょう。デザインにこだわるだけではなく、快適に使えるかも重要なポイントです。働いていても疲れにくい、機能性の高い家具の導入や、仕事中の動線に配慮した物の配置など、普段の業務内容や目的に合わせたレイアウトにすれば、業務効率アップも期待できます。

会議やコミュニケーションの場が必要なのであれば、ミーティングスペースやちょっとした雑談ができるリラックススペースを設けるのも良いでしょう。個別の作業が多い職場であれば、集中しやすい作業環境を整えることも必要です。

オフィスのレイアウト次第で社員のモチベーションもアップするため、社員の意見もヒアリングした上で決めることをおすすめします。

(参考記事)オフィスレイアウトの基本やオフィスレイアウト以外に重要な環境づくりについて解説

起業時のオフィスデザイン・レイアウトのポイント

ここからは、起業時のオフィスデザイン・レイアウトのポイントについて説明していきます。

企業イメージを体現するオフィス

「コーポレートカラーに基づいたデザイン」「社風に合わせて明るい印象のエントランスやデスクで統一」といったように、コンセプトが明確なオフィスづくりをおすすめします。

社内風土や経営方針に沿ったコンセプトを打ち出し、内装やデザインを決定するといいでしょう。創業間もないベンチャー企業だからこそ、それらを具現化することが重要と考えられます。企業イメージに沿ったオフィスで働くことで、社員が経営陣の意思や経営方針を感覚的に理解することができるでしょう。また、帰属意識やエンゲージメントの高まりも期待できます。来客や求職者に対しても、企業イメージをアピールできるでしょう。

デザイン性の高いオフィス

視覚的なデザイン性はオフィスの印象を左右します。デザイン性の高いオフィスに勤務することは、社員のモチベーション向上につながるでしょう。また、外観の良さは来客にその魅力が伝わるため、採用力の向上や、取引先に対するイメージアップ効果も見込めます。

リフレッシュできるオフィス

「景色が良く開放感がある」「ゆったりとした空間」などのリフレッシュできるオフィスが理想的です。リフレッシュは業務効率化に良い影響を与えます。少数精鋭であるベンチャー企業は一人ひとりが能力を最大限に活用しなければなりません。少数精鋭であることは、マルチタスクで仕事を進めることが多く、個々の社員の負担が大きいことも推測できます。集中力を高めるためにも、リフレッシュを意識したいところです。

コミュニケーションが活発化するオフィス

イノベーションは、ベンチャー企業が成功するための重要な要素です。イノベーションを起こすためには、フリーアドレス制、立ち話のしやすいスペース、ドリンクコーナーなどコミュニケーションがとりやすいオフィスが望ましいでしょう。コミュニケーションのハードルが下がることで、社員同士の活発な意見交換や対話から発想を得て、イノベーションが生まれやすい環境となります。

多様性のあるオフィス

例えば次のように用途の異なるスペースがあり、目的に応じて使い分けることのできる、多様性のあるオフィスが理想的です。社員がそれぞれの業務に適した空間を選択することで、生産性の向上が見込めます。

個人で集中できるスペース

静かな環境の個別席や個別ブースなど。

チームや同僚などと、必要に応じてすぐに話し合いができるスペース

ミーテイングブースやオープンエリアなど、利用したい場面で即座に利用できることが重要になります。

集中して議論できるスペース

真剣に議論ができる会議室。気兼ねなく話せるよう、ある程度閉ざされた空間が望ましいです。

リフレッシュスペース

開放感や居心地の良さを感じられるスペース。さまざまな人が休憩や気分転換に訪れることで、部署を超えたつながりも生まれます。

立地の良いオフィス

立地の良いオフィスや地域ブランド力の高いエリアにあるオフィスであれば、企業としての信用力が増す傾向にあります。また、大企業の多い都心のビジネスエリアにあれば、顧客獲得のうえでも有利です。

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起業時にオフィスコストを削減できる方法

会社を運営するには様々なコストが発生しますが、その中で削減できる主なコストやそれぞれの削減具体案をご紹介します。

オフィス賃料

オフィス賃料としてかかるコストは主に賃料+共益費で、一般的に立地や建物、専有面積に応じて異なります。会社の運営にかかるコストにおいて大きなウェイトを占めるため、削減する事によって高い効果が期待できます。

削減具体案

賃料は物件のオーナーなどとの交渉により下げられる場合があります。そもそも賃料は専有面積が広いほど高くなる傾向にあるため、オフィスの規模を縮小させる方法も有効です。加えて、賃料の安いエリアなどにオフィスを移転する方法もあります。さらに、テレワークを導入する事でオフィスに全員分の席を用意する必要がなくなったため、オフィス面積の縮小も可能です。

コワーキングスペースやシェアオフィスを活用する事で、オフィスにかかる初期費用や維持費などを安く済ませる事もできます。

レイアウトコスト

オフィスの新設や移転、レイアウトの変更などを行う場合には、電話やインターネット回線の工事費、内装費などがかかります。また、デスクや棚などの買い替えをする場合には別途、購入費も必要です。

フリーアドレスやテレワークの導入が進む中、今後目指したい働き方に対してオフィスに本当に必要な設備なのか、しっかり見極める事が必要です。

削減具体案

レイアウトは新設・移転などの始める時に基本的に決める事です。コストを削減する為には、最初の計画が重要になってきますので、直近の仕事スペースでは無く、中長期的な仕事スペースをイメージしながらレイアウトを決めていくことが大切になります。

ITコスト

ハードウェアの購入費やソフトウェアの導入にかかる費用、通信費なども削減できるコストです。通信費の基本料金や使用料金は業者により異なるため、利用先を見直す事でコストを抑えられる場合があります。ただし、変更する際には工事費が発生する事もあるため、気を付けましょう。

削減具体案

IT機器はリースやレンタルの利用で、導入時にかかる初期費用を抑えることが可能です。最新のスペックのIT機器の使用は業務の効率化を図れますが、新しいものに買い替えるとその都度様々なコストが発生するため、リースやレンタルがおすすめです。また、テレワークの導入もコスト削減の有効な手段の1つですが、在宅勤務などに対応するためのIT化に向けて新たに費用が発生する場合もあるため、気を付けなければなりません。

エネルギーコスト

電気代や水道代などのエネルギーコストも負担となりやすい費用です。中でも電気代の負担は大きく、契約内容による違いはあるものの、一般的にはオフィスが広いほど基本料金が高くなります。節電や節水など、社員1人1人が削減に取り組む事のできるコストです。

削減具体案

社員に対して普段から節水や節電を心がけるように呼び掛けることは、いつからでも取り組み始める事のできる有効策です。さらに、照明を消費電力の少ないLEDに変えたり、エアコンを常時稼働させておいたりなどの工夫も効果が期待できます。エアコンを頻繁に付けたり消したりしないことで、起動時などに特に多くなりやすい電力の消費とコストを抑えられます。

オフィス用品コスト

コピー機などのOA機器は業務に必須なものですが、必要以上に設置していると購入費やリース料のほか、電気代などのコストも多くかかります。ペーパーレス化を進めたり、機器の設置数は適正であるかを見直したりして、無駄があれば削減を行うと良いでしょう。

削減具体案

パソコンやコピー機、電話などのOA機器も、IT機器と同じくレンタルやリースの活用がコスト削減に繋がります。レンタルは短期利用、リースは長期利用の場合に適したサービスです。比較的寿命が長いビジネスフォンなどは、中古の購入も検討しましょう。

消耗品コスト

消耗品コストとは文房具やコピー用紙など、使用する事で減るものの購入費用を指します。個々で見ると安いものも多いですが、会社全体でかかる金額を考えると軽視できないコストです。

削減具体案

今後も使用を続ける消耗品は、まとめて買うと割引を受けられてお得に購入できる場合があります。また、共有備品化すると部署ごとに在庫管理や発注する必要がなくなるため、手間もコストも減らせます。

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オフィスコスト削減における注意ポイントとは?

オフィスコストの削減に取り組む際に、押さえておきたいポイントがあります。以下で説明していきます。

コスト削減そのものを目的にしない

コストを下げる事ばかりを考えて必要なコストまで削減してしまうと、業務が非効率になる可能性があります。不要なコストは徹底的なカットが必要ですが、売上に繋がるコストは削らないようにしましょう。商品やサービスを低下させるコスト削減は、顧客離れに繋がるため、避けなければなりません。

また、セキュリティに関わるコストを減らしたり、従業員のモチベーションを下げるコスト削減を行ったりする事も逆効果です。コスト削減は、あくまでも企業成長が見込める場合のみ行うと良いでしょう。

成果が見えやすいコストから削減する

様々なコストをどのように削減していくかも大事なポイントです。まず、削減できる全てのコストに関わる課題を、まとめて解決しようとするのはおすすめできません。社員が複数のコスト削減に対応できず、中途半端な対策になってしまう恐れがあります。取り組みに対する社員のモチベーションを下げないためにも、成果の出やすいコストから順に削減していく事がおすすめです。

コスト最適化を継続する

必要なコストは企業や業務によって変わります。また、削減活動を行いやすいかどうかも、業種や職種、働き方などによって様々です。しかし、身の回りのコストに目を向け、小さなコストでも削減活動を継続させる事によって効果は大きくなります。無理のない範囲で事前にシミュレーションを行ったり、コスト削減のためのルールを作ったりする事で、社員1人1人が削減活動に取り組むようになり、コスト最適化の継続に繋がります。

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まとめ


いかがでしたでしょうか?今回は、起業時のオフィスデザイン・レイアウトのポイントやコストを削減できる方法について解説しました。

起業時は出来るだけ経費を抑えたいと考える企業も多いと思いますが、オフィスの形態によっては資金調達や会社の信頼度などに支障がでてしまうこともあるので十分考慮しましょう。広さや設備、雰囲気なども実物を確かめてから決断することをおすすめします。

(参考記事)【起業検討者必見!】オフィスの種類別メリット・デメリットを比較

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