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起業時の経理業務負担を減らす方法をご紹介


経理業務は、起業したら必ずやらなければならない業務です。実際に起業・開業してみると、経理・総務・人事・営業など、自分の本業以外に様々なバックオフィス業務があり、またこれらは想像以上にたくさんあります。貴重な時間をこれらのバックオフィス業務に取られ、事業に集中できずに後悔したり、逆にバックオフィス業務を疎かにして、失敗してしまうケースもあります。

そこで今回は、起業時の経理業務負担を減らす方法をご紹介しますので、これから起業・開業を検討している方は参考にしてみて下さい。

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起業時の経理業務とは?

起業する上で、忘れてはならない重要な要素の一つが資金繰りです。この資金繰りを把握するために欠かせないのが、経理業務です。経理にはお金の出入りを管理する業務や、税金の申告・納付といった業務も含まれています。お金に関する事務作業全般を「経理業務」と解釈して良いでしょう。

お金を数えて税金を納めるだけなら、税理士に任せることもできます。しかし経理は、経営状況を正確に把握する上でも重要なデータです。日々の分析データから、経営者が正しい経営判断を下すための材料として欠かせません。起業する以上、経理はおろそかにできない業務であると覚えておきましょう

経理業務は大変なのか?

ではどんなことが経理業務において大変なのでしょうか?

業務の量が多い

経理業務の負担としてよく挙げられるのが、業務量の多さです。経営を続ける以上、毎日なんらかのお金のやり取りが発生します。経理は毎日お金に関するデータを入力し、伝票をチェックしなければなりません。さらに月末や年度末は、締めの作業や決算書の作成が加わるので、忙しさが倍増します。経理業務の担当者には、忙しさに惑わされない処理スピードが求められるでしょう。

ミスの影響が大きい

経理は会社のお金を扱う業務なので、数字を間違えると莫大な損失につながりかねません。さまざまな数字の動きを考える必要があるので、担当者の精神的な負担が大きいとされています。ミスが出ないよう集中して作業することはもちろん、厳重なチェックを複数人で行うのが一般的です。経理ソフトに打ち込むだけでなく、必要に応じて手動でも同じ計算をして確認しましょう。計算中に電話応対など他の業務が入った場合には、一旦計算をやめて、また最初からやり直さなければなりません。

専門知識が求められる

経理業務には、会計・簿記に関する専門知識が必要とされます。たとえば一般的な経理といえば、以下のような知識・スキルが求められるでしょう。

  • 貸借対照表を作成する知識
  • 仕訳の知識やスキル
  • 法人税・申告業務の知識

経理は他の事務職と異なり、ベースとなる知識がなければ遂行することができません。経理業務をスムーズにこなせるかどうかは、日商簿記3級の資格があると目安となるでしょう。

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起業に必要な経理業務をご紹介

経理業務は日常的に発生する業務と、年に1回~数回のみ発生する業務に分かれますが、基本的には「日ごと」「月ごと」「年ごと」で同じ業務を行うことが一般的です。

それぞれの業務についてご紹介していきます。

日次の経理業務

日次の経理業務とは、毎日行う経理作業のことを指します。領収書の内容を記帳したり、伝票や書類の管理を行う業務が中心となるでしょう。手動で行うのは大変なので、会計ソフトを利用するケースも増えています。会計ソフトと銀行・クレジットカードを連携させれば、明細が自動で帳簿に反映されます。日次の経理業務をほぼ自動化することも可能となるでしょう。

 

<日次の主な経理業務>
  • 経費精算
  • 現金の出し入れ
  • 出納簿と現金有高の照合
  • 伝票や帳簿への記録
  • 金庫の現金確認 など

月次の経理業務

月次の経理業務とは、1ヶ月間の活動をまとめ、日々の仕訳や入力にミスがなかったのかチェックする業務です。その他にも請求書の発行、売掛金の回収、仕入れ代金の支払いなども月次の経理業務として行われます。給与の計算や社会保険料の計算も、月次の経理で行う業務です。毎月忘れず行うようにしてください。

 

<月次の主な経理業務>
  • 預金残高確認
  • 売上や仕入を計上
  • 振込や手形、小切手の振出
  • 振替伝票の起票
  • 月次試算表作成
  • 従業員の給与計算
  • 在庫管理 など

年次の経理業務

年次の経理業務は、1年間の活動の集大成ともいえる業務です。確定申告などに使用する決算書を作成することになるでしょう。決算書は確定申告をする上で欠かせない資料です。さらに会社の1年間の売上や損益、現在の財務状況を把握することができます。決算書の作成は、作業にかかる時間を考慮してスケジュールを立てる必要があります。決算期は、本業以外に多くの作業に時間を割かれるケースも少なくありません。

 

<年次の主な経理業務>
  • 在庫の計上
  • 決算のまとめ
  • 減価償却、引当金などの計算
  • 賞与の計算
  • 年末調整
  • 税金の納付 など
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起業時の経理負担を軽減する方法とは?

ここからは、起業時の経理負担を軽減する方法を3つのカテゴリーに分けてご紹介していきます。

会社内で経理業務を効率化する方法

まずは、会社内の取り組みで経理を効率化する方法を紹介していきます。

ペーパーレス化・キャッシュレス化の推進

紙や現金は紛失のリスクがあったり、収納や取り出しに手作業が必要だったり、管理に手間がかかります。書類はExcelやクラウドシステムを活用してペーパーレス化し、小口現金は取り扱いを控えましょう。2022年1月に再度改正された電子帳簿保存法により、帳簿や領収書・請求書などの書類をデータで保存することを国としても強く推進しています。今までのやり方を変えることに抵抗を感じたり、面倒に感じたりする方もいるかもしれませんが、デジタル化への適応が求められています。

会計関連書類フォーマットの統一

企業によっては、請求書や見積書といった書類のフォーマットが統一されていないことがあります。独自のフォーマットが利用されている場合、請求金額など経費に必要な情報がどこにあるか、フォーマットごとに確認する必要があり、経理業務の効率化を阻む要因になりかねません。部署ごとにどのようなフォーマットが使われているか確認し、フォーマットを統一することができないか検討しましょう。

法人クレジットカードを利用する

法人クレジットカードを使うと、いちいち経費精算をする必要がありません。また、法人クレジットカードなどの利用によって会社内でキャッシュレス化が進むと、さらに経理業務が効率化できます。最近は、現金でしか行えない取引が減りつつあります。「法人クレジットカードを使ったことがない」「持ってはいるけどあまり利用していない」という会社は、これから積極的に活用していきましょう。

インターネットバンキングを利用する

従来は、通帳記帳や振り込みなどを行うために、実際に銀行に行く必要がありました。しかし今は、銀行に頻繁に行く必要はありません。インターネットバンキングを利用すればいいからです。インターネットバンキングを利用すると、「移動時間や待ち時間が短縮できる」「取引明細をパソコンやスマートフォンから確認できる」「インターネット上で納税業務ができる」など多くのメリットがあります。まだインターネットバンキングを本格的に活用していない会社は、時間をかなり無駄にしています。経理をできる限り効率化し、本来時間を使うべき業務に集中しましょう。

ツールを利用して経理業務を効率化する方法

次に、ツールを利用して経理業務を効率化する方法を紹介します。

Excelを使いこなす

ツールを利用して経理業務を効率化する方法1つ目は、Excelを使いこなすことです。経理業務にExcelを使っている会社は多いと思います。しかし実際には、うまく使いこなせていない会社が多いのが現状です。具体的には、Excelで作成できるはずの精算書・請求書・見積書などを未だに紙ベースで作成していたり、ショートカットキーを使いこなせていなかったりすることが挙げられます。経理を効率化するためだけではなく、書類の紛失リスクを減らすためにも、ITツールは積極的に活用していきましょう。

クラウド会計ソフトを利用する

クラウド会計ソフトは、日々の会計情報入力を助けてくれるツールです。銀行・クレジットカードと連携させれば、日々の取引が自動的に反映されるでしょう。今まで紙で行っていたやり取りがWeb上で完結できるので、使いこなすことができれば非常に便利です。ただしある程度経理知識を持った人が、会社の状況に合わせてチューニングしていく必要があります。クラウド会計ソフトの恩恵を引き出すには、正しい経理知識を持った人がいることが前提条件となるでしょう。経理知識を持つ人がいない場合は、経理代行や税理士に相談する方が良いかもしれません。

 

<起業時おススメのクラウド会計ソフト>
  • 弥生会計 オンライン
  • MFクラウド会計
  • freee

外注・アウトソーシングを利用して経理業務を効率化する方法

最後に、外注・アウトソーシングを利用して経理業務を効率化する方法を紹介していきます。

オンラインアシスタントサービスを利用する

オンラインアシスタントサービスに経理業務を外注すれば、基本的にオンラインですべてが完結します。なので、わざわざどこかに出向いてまで経理を外注したくない会社には、オンラインアシスタントサービスはうってつけのサービスと言えるでしょう。ただし、経理業務以外の様々な業務のオンライン化を合わせて勧められる可能性があるため、経理業務のみを効率化したい会社は注意が必要です。そのため、オンラインアシスタントサービスを利用する場合は、事前にどんな業務を・どこまで依頼するのか明確にしておきましょう。そうでないと、気づかないうちに積もり積もって、コストが高額になる可能性があるからです。

経理代行専門業者に依頼する

経理代行専門業者は、経理業務の代行を専門に行っている記帳代行などの会社です。外注できる業務内容は、経理業務に限られるため、経理業務のみを効率化したい会社に向いています。経理代行専門業者の最大の特徴は、費用を比較的安く抑えられることです。しかし、費用が安いのには必ず相応の理由があります。どの業界においてもビジネスの世界においては、高確率で「高かろう良かろう」「安かろう悪かろう」が原則なのです。実際、経理代行専門業者の中には怪しい会社が多く存在します。そのため、経理代行専門業者を利用する場合は、情報漏えいのリスクなどに十分に気をつけて利用しましょう。

税理士に依頼する

最近では税理士も、経理代行を引き受ける事務所が多くなりました。税理士は会計のプロフェッショナルなので、正確性の高い経理代行が期待できます。税務的な視点から、日々の帳簿作成を行ってくれるでしょう。節税対策や、毎年のように変わる税制について教えてくれるというメリットもあります。一番大きなメリットは、決算書の作成や確定申告代行が依頼できるという点です。これらの業務は税理士の独占業務です。税理士と経営者以外の第三者が行うと、違法となり処分対象になりかねません。しかし税理士なら、帳簿作成から確定申告まで丸投げすることが可能です。ただし代行サービス業者と比べると、料金が割高に設定されています。

まとめ


いかがでしたでしょうか?今回は、起業時の経理業務負担を減らす方法をご紹介しました。

経理は定型化しやすい業務が多いため、業務の内容を見直すことにより、効率化を図りやすい業務の一つです。さらに効率化により、コスト削減やミスの防止、経営判断をスピーディにできるといったメリットがあげられます。

まずは業務内容を洗い出し、整理した上で、現状の業務で削減できそうな業務はないか、まとめられないかを考えると、課題が明確になるでしょう。また、会計ソフトの導入やアウトソーシングの活用も効果的ですので、合わせて検討しましょう。

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