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株式会社の定款認証について

会社名や本店住所、事業目的などの会社設立の内容が決定し、印鑑を作成したら、株式会社設立手続きの中でも重要となる「公証役場での定款認証」を行います。

公証役場?定款認証?。聞きなれない名称ですが、会社設立を行う際には必ず必要になりますので、今回は「公証役場への定款認証」についてご説明します。

「定款の作成」については以前、記事を作成しましたので、下記からご確認ください。

(参考記事)会社設立時に必要な「定款」とは?
(参考記事)【簡単解説】会社設立をする時に必要な定款認証する『公証役場』とは?

定款認証とは

認証とは、一定の行為が正当な手続きによりされたことを公の機関が証明することです。

会社を設立する際に作成する最初の定款(原始定款)は、公証役場で公証人の認証を受けることで、効力を有する正式な文書として認められることになります。

公証役場とは

公証役場は、各都道府県に置かれている法務省・法務局所管の公的機関です。

東京都ではほぼ区ごとに置かれていますが、地方になると県内に数カ所しかない所もあります。下記に全国の公証役場一覧が確認できますので、ご参考まで。

(参考)■全国公証人役場所在地一覧

定款認証する際どこの公証役場でもいいのか?

定款認証を受ける公証役場は「会社の住所(本店所在地)と同一の都道府県にある公証役場」です。例えば「東京都新宿区」に会社を置く場合には「東京都内」の公証役場であればどこでも構いません。発起人が埼玉県内に住んでいても東京都内に本店を置く場合は「東京都内」の公証役場で認証を受けます。

公証役場で行うこととは

まず公証役場に電話をして、定款原案をチェックして欲しい旨を伝えましょう。公証人が定款の内容をチェックしてくれますので、修正事項があればそれに従います。最終的に内容に問題なければ、次に定款認証の日時を予約します。そして、認証時には原則発起人全員が公証役場へ出向きます。発起人が複数名の場合は、発起人の一人に代理人になってもらうこともできますが、委任状が必要になります。

公証役場で必要な書類

公証役場へ定款認証時に必要な書類

・定款3部
・発起人全員の印鑑証明書(原本を各1枚)
・4万円の収入印紙
・認証手数料 5万円
・委任状(代理人が定款認証を行う場合)
・定款の謄本(写し)交付手数料約2,000円(250円×ページ数)
・身分証明書(運転免許証など)
・発起人の実印(発起人以外の場合は認印)

予め公証役場で定款の内容はチェックしてもらってるので、当日は用意した書類を渡せば大丈夫です。その場で定款認証の手数料5万円を現金で支払います。

定款3部のうち1部が公証役場の控えですので、2部は返却されます。そのうち1部が会社保管用、1部が登記申請用になります。公証役場用の定款には収入印紙4万円分を貼付けます。

会社保管用の定款は会社設立後に税務署等への開業届けの際や銀行口座の開設時等に必要ですので、大切に保管しておきましょう。登記申請用の定款は登記申請の際にその他の必要書類と合わせて法務局の窓口へ提出します。

定款認証にかかる費用

前述でもお知らせしていますが定款認証に係る費用はおおよそ10万円前後です。

  • 認証の手数料:5万円(1件につき)
  • 収入印紙代:4万円
  • 定款の謄本交付手数料:約2000円(1ページにつき250円)

定款認証の手数料として公証人に現金で5万円を支払います。定款は特定文書にあたるので、印紙税として収入印紙4万円分を貼付します。公証役場に収入印紙の売場がないこともあるので、事前に郵便局で購入しておきましょう。そして、定款の謄本(写し)は1ページにつき250円なので、定款のボリュームによって多少異なりますが2000円前後です。

電子定款認証について

「電子定款は収入印紙4万削減になるが手間がかかる」
電子定款認証は紙文書で定款認証する場合に必要となる4万円の収入印紙の添付が免除されるというメリットがあります。

定款は紙で作りますが、パソコンを使って電子(データ)で作ることもできます。紙でもデータでも内容は全く同じものですが、定款を紙で作成すると印紙税法で規定する課税対象となりますので、4万円の収入印紙を定款に貼り付ける必要があります。

ところがデータで定款を作成すると課税対象とはなりませんので、この4万円の収入印紙が不要になります。つまり同じ定款なのにデータで作ると4万円を節約することができるので、最近では電子定款で作成されるのが一般的です。

ただし、データで作成するためには事前にソフトを購入したり、専用のシステムをインストールしたりと手間がかかりますし、費用も数万円掛かりますので、自分で電子定款を作成するのは現実的ではありません。おおよそ、電子定款に対応している専門家に依頼することが多いです。

(参考記事)【簡単解説】電子定款について

まとめ


定款認証を終わりましたら、あとは法務局で、会社の登記を申請になります。登記が終了し会社が設立するまでは、原則として定款の変更することはできませんので気をつけましょう。多少の金額が発生しますが、会社設立全般、登記の専門家である司法書士にお任せすることをお勧めします。

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