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給与支払報告書とは?源泉徴収票との違いや入手・提出方法について解説


給与支払報告書とは、事業者が市区町村に給与支払状況を報告する書類のことです。市区町村はこの書類をもとに新しい住民税額を算出するため、期限である1月31日までに必ず提出する必要があります。

そこで今回は、給与支払報告書について解説していきます。

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「給与支払報告書」とは?

給与支払報告書とは、従業員や役員などに支払った前年の給与額を事業主が市町村へ報告する書類のことをいいます。事業主(個人事業主・法人)は、その年1月1日時点における従業員等の居住地がある市区町村に対して給与支払報告書を提出する義務を負っています。給与支払報告書の提出によって、住民税額が決定します。

前年1月1日時点で在籍している従業員全員分の書類を作成し、1月31日までに提出する必要があります。令和3年1月~令和3年12月の給与について、令和3年1月1日に在籍している全員を対象として、令和4年1月31日までに提出するということになります。

そして給与支払報告書は、個人別明細表と総括表の2つで構成されています。

個人別明細書

個人別明細書とは、従業員等一人ごとに作成する明細書のことをいいます。個人別明細書には、給与を受ける者の氏名、住所、生年月日、給与の金額、保険料控除の金額などが記載されています。個人別明細書に記載されている内容は源泉徴収票とほぼ同じです。

総括表

総括表とは、個人別明細書を提出すべき市区町村ごとに作成する書類のことをいいます。総括表には、給与の支払者の名称、給与の受給者の人数、個人別明細書を作成した従業員の人数などが記載されています。総括表は「個人別明細表の表紙」としてお考え頂くと理解がスムーズです。

給与支払報告書と源泉徴収票との違いについて

源泉徴収票と給与支払報告書(個人別明細書)の違いについて、記載されている内容は両者ほぼ同じですが、提出先と提出すべき対象者が異なります。

提出先について、源泉徴収票の提出先は事業主の本店所在地を所轄する税務署で、給与支払報告書の提出先は従業員等の住所地の市区町村役場です。提出すべき対象者について、源泉徴収票は年末調整の有無や支払額によって提出すべき対象者が絞られる一方、給与支払報告書はその年の1月1日時点におけるすべての従業員等の分を作成して提出する必要があります。

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給与支払報告書の提出対象となる人

給与支払報告書を提出する対象となるのは、前年1月1日~12月31日のうちに給与を支払った全員です。新しく雇用したばかりで、12月に1度だけ給与を支払った人も、年の途中で退職した人も、すべて提出対象となります。

給与支払報告書の提出が遅れるとどうなるのか?

給与支払報告書の提出が遅れたとしても、事業主にペナルティは課されません。ただ、提出が遅れてしまい6月の住民税の賦課作業に間に合わなかった場合には、本来は1年分の住民税を12ヶ月に分けて納付するところが11ヶ月、10ヶ月となってしまうため、1ヶ月辺りの住民税の金額が高くなってしまいます。従業員の心理的負担が増えてしまうことを考えても、期限内に提出することが望ましいです。

なお、給与支払報告書を提出しない場合、あるいは虚偽の記載をした給与支払報告書を提出した場合は、その事務処理者と会社にペナルティが課される可能性があるのでご注意ください(ペナルティは1年以下の懲役または50万円以下の罰金です。地方税法317条の7)。

給与支払報告書の入手方法

給与支払報告書の様式は、市区町村のホームページ等からダウンロードするか、担当部署や税務署で配布しているものを使用します。該当年の様式かどうか必ず確認し、最新版を使いましょう。なお、過去に給与支払報告書を提出したことがある事業所宛てに様式を送付している市区町村もあるため、送付されるかどうか、事前に確認しておくと準備の手間が省けます。

給与支払報告書を提出方法

提出方法としては、「窓口持参」「郵送」「eLTAX(エルタックス)を利用した電子申請」の3つあります。

窓口へ提出

基本的な提出方法として浸透しているのが、市区町村の担当窓口へ行き書類一式を提出することです。提出先の部署名は市区町村によって異なりますが、税関係を担当している部署となります。受付時間は市区町村の開庁時間で、9時から17時30分としているところが多いです。

郵送

給与支払報告書の提出は郵送でも行えます。提出先の市区町村の担当部署あてに郵送しましょう。郵送の際は、封筒の表面に「給与支払報告書在中」と書くと担当職員のもとへスムーズに届きます。マイナンバーなどの個人情報も記載しているため、万が一の紛失等に備えて特定記録や簡易書留など追跡可能な方法で送るのがおすすめです。

電子申告(eLTAX)

あらかじめ届け出を行うと、電子申請で完了させることができます。作成したcsvファイルをアップロードするだけなので、煩雑な事務作業の手間が省けます。従業員の数が増えてきたら、総務作業の効率化のために導入を検討してはいかがでしょうか。

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給与支払報告書の書き方と注意点

最後に、給与支払報告書の書き方と注意点について簡単に説明します。

給与支払報告書の書き方

給与支払報告書の書き方について、個人別明細書の記載内容は全国共通で、かつ源泉徴収票とほぼ同じなので、書き方に悩む場面は多くないと思われます(異なるのは、16歳未満の扶養親族の個人番号を記載するか否かくらいです)。

一方、総括表の記載内容は市区町村ごとで独自フォーマットを使っているため、提出先である市区町村のホームページを見て書き方を確認する必要があります。

給与支払報告書の注意点

給与支払報告書を作成するにあたって注意したいのは、提出年における最新の様式を使う点です。個人別明細書の様式も総括表の様式も頻繁に改正されているため、去年の様式をそのまま流用するのではなく、最新の様式を確認する必要があります。最新の様式は、提出先の市区町村のホームページで公開されています。

また、給与支払報告書の提出方法にも注意が必要です。2021年1月以降に提出する給与支払報告書について、提出年の前々年における給与所得の源泉徴収票の枚数が100枚以上である場合、給与支払報告書を紙で提出することができなくなりました。この場合、給与支払報告書はeLTAX(エルタックス)、もしくは事前の承認を得た上でDVD等にて提出する必要があります。

まとめ


いかがでしたでしょうか?今回は、給与支払報告書について解説しました。

給与支払報告書は見た目や内容が源泉徴収票に似ていますから、源泉徴収票を税務署に提出したことにより給与支払報告書を市区町村に提出するのを失念してしまうことがあるかもしれません。特に個人事業主の場合にはご自身の確定申告と並行して作業しなければいけませんから、ついつい後回しになってしまうこともあるでしょう。しかし、提出しない場合には罰則規定もありますので、安易に考えずに必ず提出しましょう。

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