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開業届の控えを保管すべき理由と紛失時の再発行方法について解説


個人が事業を開始した場合には開業届の提出をしなければなりません。これを提出しないと、青色申告ができない等の実務上の支障が生じることがあります。青色申告以外の面でも、開業届を提出していることの証拠として、開業届の控えの提示等を求められる場合が多々あります。

今回は、開業届の控えを保管すべき理由と紛失時の再発行方法について解説していきます。

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そもそも開業届とは?

開業届というのは、「新たな事業を開始したとき」に提出する書類のことです。開業届は事業開始日から1ヶ月以内に提出するのが原則です。つまり開業日として指定できるのは、提出する日から過去1ヶ月前までの間の日付になります。

違反の罰則はありませんが、所得税法上、開業日から1ヵ月以内に納税地を所轄する税務署に提出しなければならないとされています。そして開業届を提出していないと、青色申告ができなくなります。初年度から青色申告をしたい場合には必須となります。

(参考記事)【開業届パーフェクトガイド】提出期限や書き方をお伝えします

開業届の控えを保管しておくべき理由とは?

個人事業主は事業を開始した時は開業届を提出する義務があります。開業届の提出は所得税法という法律によって定められた義務になります。

何故、開業届の提出という制度が設けられているのかというと、会社などの法人の場合には、その設立に際して登記がなされるため、その法人が間違いなく設立されていて事業を行っていることは登記で確認することが可能です。しかし、個人の場合にはこのような登記制度や登録制度はありません。したがって、個人が個人事業主として何らかの事業を行っているということは、外からは分かりません。これでは、国(税務署)は、個人事業主が事業を開始した場合には税務署に対して開業届の提出という形で、事業を行っていることを申告してもらうことで、個人が事業を行っていることを把握できるようにしようとしたのです。

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開業届の控えが必要となる場面とは?

上記で記載した通り、個人が個人事業主として事業を行っているか否かは、外からは判断できない場合が多々あります。その結果、個人が、自ら行っている事業に関して何らかの行為をしようとする場合に、本当に、個人事業主として事業を行っているのかの確認を求められる場合が多々あります。その様な場合に、開業届の控えの提出を求めることで、本当に個人事業主として事業を行っていることを確認するという方法がとられることが多くあります。

具体的に、開業届の写しの提出を求められる場合としては、以下の様な場合があるとされています。

個人事業用の銀行預金口座を開設する場合

銀行などの金融機関は、個人が勝手に他人名義や虚無人名義の口座が作成されることを防止するため、本当にその口座名義となる人などが存在するかを確認する必要があります。同様に、個人が屋号等で預金口座を作ろうとする場合には、本当に当該屋号で個人事業が営まれていることを確認する手段として、開業届の控えの提示を求められることがあります。

事業資金の融資を受ける場合

事業資金の融資を受ける場合も、当該個人が本当に当該屋号で事業を営んでいることを確認する必要があるため、開業届の控えの提出を求められるのが一般的です。

税理士と顧問契約を締結する場合

税理士に顧問になってもらう場合も、本当に、当該事業主が事業を営んでいること、また、青色申告ができることなどの確認のためにも、開業届の控えの提出または提示が求められることが多いでしょう。

小規模企業共済に加入する場合

小規模企業共済に加入する際には、通常は、確定申告書の提出を求められます。ただ、開業初年度で、まだ確定申告を行っていない場合には、確定申告書の提出ができません。その様な場合に、開業届の控えの提出を求められる場合があります。

その他

上記の他に、事業用のクレジットカードを作成する場合や、逆に、事業主としてクレジットカードやQRコード決済を導入する場合にも、本当に当該個人が個人事業主として事業を行っていることの確認のために、開業届の控えの提出を求められることがあります。

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開業届の控えを再発行してもらうには?

開業届の控えが手元にない場合には、再発行してもらう方法があります。提出した税務署に開業届のコピーを請求すれば、それが控えになります。

税務署で「保有個人情報開示請求書」を提出

税務署に「保有個人情報開示請求書」を提出し、開業届の開示請求をすれば、コピーをもらえます。コピーには受領印があるため、これを控えとすることができます。

開示請求の際に必要になるのは、以下のものです。

  • 保有個人情報開示請求書
  • 用紙は国税庁のホームページでダウンロードできます。

  • 本人確認書類
  • 運転免許証、健康保険の被保険者証、マイナンバーカードなどが必要です。

  • 手数料
  • 開示請求には1件につき300円の手数料がかかります。開示請求書に300円の収入印紙を貼って納付します。

用紙の記入方法
開示請求書に、必要事項を記入して提出します。「開示を請求する保有個人情報」の欄に「個人事業の開業・廃業等届出書」または「開業届」と記入します。「求める開示の実施方法等」の欄は、窓口で請求する場合には「写しの交付」、郵送の場合には「写しの送付を希望する」にチェックを入れます。

再発行されるまでの期間
税務署の窓口で開示請求書を提出したら、30日以内に「開示・不開示の決定の通知」が郵送されてきます。同封されている「保有個人情報の開示の実施方法等申出書」を税務署の窓口に持参するか郵送すれば、開業届のコピーをもらえます。

郵送で請求することはできるのか?
「保有個人情報開示請求書」は、郵送で提出することも可能です。すぐに税務署に行けない場合は郵送で請求しましょう。

開業届を再提出して控えをもらう方法もある

「保有個人情報開示請求書」を提出して開業届の控え(コピー)をもらうには、1カ月程度がかかってしまうことがあります。一方、開業届を再提出すれば、すぐに控えを手に入れることができます。

開業届は重複して出してもかまわない

開業届の控えを手に入れるために、開業届を再提出する方法があります。開業届は、同じ内容で重複して提出しても問題ありません。再提出時にコピー(もしくはもう一部作成した開業届)を提出して受領印をもらえば、開業届の控えを手にすることができます。

まとめ


開業届の控えは、法人における登記のように、個人事業主にとっては非常に重要な書類です。したがって、開業届を提出したときは、その控えをしっかり保管して、万が一にも紛失等することのないように注意する必要があります。

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