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ペーパーレス化が進まない理由とは?ペーパーレス化が実現する為には?


政府が推し進める「働き方改革」のひとつにもペーパーレス化は具体例として盛り込まれており、経済活動全体での普及が求められています。ただ、ペーパーレス化への障壁が社内にいまだあるので、どうすればペーパーレス化を推進できるのか悩んでいる経営者や担当者もいるかと思います。

そこで今回は、ペーパーレス化が進まない理由やペーパーレス化が実現する為の方法について解説していきます。

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そもそもペーパーレスとは?

「ペーパーレス」とは、さまざまな紙の資料や文書を減らし生産性向上を図る取り組みです。紙の資料・文書を削減し、デジタル化することで情報の検索性を高め、業務効率を高める効果があります。

契約書、文書管理、申請承認、会議資料などが業務における主なペーパーレス化が必要なものになりますが、その他にも対象は広く、なかなか検討が進みにくい取り組みでもあります。

ペーパーレス化が進まない理由とは?

企業のペーパーレス化が進まない要因として、ペーパーレス化を実現するまでやペーパーレス化を導入してから課題が生じたことから導入や推進が止まってしまうということがあるでしょう。また、ペーパーレス化が適切におこなえていない状態は自社に対しての影響だけでなく、他社との関係性や企業価値にも関わる影響があるため、早急な対策が必要です。

紙での提出が規定になっている

紙文書での業務が残る理由のひとつに、紙で提出・保管・配布する規定があることが挙げられます。しかし現在、法律的な観点では「書面化が必要」と定められている不動産に関する書面を除けば、あらゆる書類は電子化が許されています。そのため、大抵の帳票については法律上電子化をおこなうことができると言えます。元来は「紙」の書類によって遂行されてきた国や地方自治体による行政サービスにおいても、電子化の流れが加速度的に進んでいます。

初期投資が必要になる

用紙や印刷代などのコストがかからなくなるペーパーレス化ですが、導入時には紙の代わりとなるタブレットやPC、管理システムなど電子データを扱うための初期投資が必要です。また、システムや機器は揃えればいいというだけではなく、適切に扱うための学習た知識も必要になります。しかし、導入したものの結局ペーパーレス化が定着しなかったとなると、単純に無駄な投資をしただけになってしまいます。一度ペーパーレス化を推進を始めたのであれば、推進者は定着するまでやりきる必要があるのです。

情報管理が困難になる場合がある

すべてを電子データ化せず、紙で保管する情報を残しておく場合には、電子データで保管する情報と、紙のまま保管する情報を分別するルールを明確に設定しておく必要があります。ルールがないと、契約書など同じカテゴリに分類される書類がばらばらに保存されてしまい、あとで特定の情報を探し出すのに苦労したり、同じものを重複して保存してしまったりする可能性があります。また、これまで紙で保存していたものをデータに移行する手間が多いことや社員がデータの扱いになれていないければやりにくさを感じるかもしれません。

社員によっては作業効率が下がる

ペーパーレス化をおこなうと、紙の代わりとなるものはタブレットやPCなどのデジタルデバイスです。デバイスの操作に慣れている社員であればスムーズに対応できますが、扱いに慣れていない社員の場合は慣れるまで紙でおこなっていたころの何倍もの時間が同じ作業にかかってしまう場合があります。社員それぞれのリテラシーの差はペーパーレス化したあとの作業効率に直結し、かえって企業としての足並みがそろわなくなってしまうことがあるのです。

システム障害への不安がある

災害や停電などでシステム障害が起こった場合、文書の閲覧ができなくなるのでは、データがすべて失われるのではという不安が、ペーパーレス化を阻む理由となることもあります。ただしデジタル文書などはクラウド上にデータを保存したり、そうしたサービスを提供している業者を利用することで、突然の事故や災害によるデータ消失のリスクを回避できます。

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ペーパーレス化によるメリット

ペーパーレス化によるメリットは主に以下3つになります。

業務効率の向上

情報を必要に応じてスピーディに取り出し、活用できることがメリットのひとつです。書類を電子化し、適切にファイル分けして保存すれば、タイトルや特定のキーワードで素早く検索して取り出せます。紙の書類では、ファイリングされた中から手作業で探す必要があり、場合によってはすぐに見つからない可能性もあります。ファイルを取り出して書類を探し、終わったら片づけるといった流れが必要となるため、手間と時間がかかるのです。

また、ペーパーレス化が実現すれば、書類の内容を修正するときも短時間で済みます。紙の書類なら、内容を修正後にプリントアウトしたり、作成し直さなければならなかったりしますが、電子データならパソコンの画面上で素早く直せるのです。

印刷コストの削減

ビジネスで使用する書類は多岐にわたります。社内で使用する資料や請求書、契約書、見積書などがあり、実務ではプリントアウトして参照しなければなりません。印刷に必要な紙代やインク代、電気代などが発生するほか、プリンターのメンテナンス費用、スキャナーのリース代などもかかり、積み重なると相当な額になってしまいます。紙の書類を使わなければ、これらのコストを大幅に削減できます。短期間ではメリットが感じられないかもしれませんが、年間単位で見るとかなりの節約効果が期待できるでしょう。

また、節約できるのは印刷コストだけではありません。書類を電子化できれば、保管するためのスペースも不要です。わざわざ専用のスペースを用意する必要がなくなるため、空間を有効利用できます。書類を仕分けしてファイリング、ラベリングする手間もなくなるため、人的コストの削減も期待できるでしょう。

セキュリティの強化

たとえば、重要な書類を封筒やバッグに入れたまま、カフェや駅などに忘れたらどうなるでしょうか。親切な方が交番や駅員へ届けてくれればよいのですが、世の中そのような方ばかりではありません。悪意のある人物の手に渡ってしまうと、情報を悪用されたり、流出したりといったリスクが考えられるのです。このようなリスクに関しても、書類の電子化は有効です。電子化すれば、物理的な紛失や盗難による情報漏洩を回避できます。仮にデータの入った端末ごと盗まれたとしても、適切にセキュリティ対策を施しておけば、情報が第三者の手に渡ることはありません。

また、紙の書類は年月が経つと劣化してしまい、読みにくくなってしまうおそれがあります。印刷すると文字が潰れてしまい、まったく読めないといった事態に陥る可能性も否めません。この問題も、電子化すればクリアできます。電子データは劣化しないため、いつでも鮮明な状態で閲覧でき、必要に応じてプリントアウトも可能なのです。

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ペーパーレス化を実現する為の方法について

上記でご紹介した通り、ペーパーレス化には多くのメリットがあります。ただ紙媒体での資料を好む傾向の人もいるので無理に導入するならば、失敗してしまう可能性もあります。ここでは、ペーパーレス化を実現する為の方法をご紹介します。

リテラシー教育をおこなう

まずデバイスの操作に慣れない社員のためのリテラシー教育も、ペーパーレス化推進のためには必須です。また、電子データでの情報管理自体に不信感を覚える社員が出てくる可能性も否定できないので、ペーパーレス化のメリットや安全性についても同時に周知していく必要があります。

段階的に導入する

すべての文書を紙からデジタル文書に切り替えるというのはとてもハードルの高い作業です。それで優先順位や利用頻度の高い文書から電子化し、段階的にペーパーレス化を進めてくという方法がおすすめです。他にも、特定の部署からペーパーレス化していく、プロジェクトごとにペーパーレス化していくどの段階的な導入方法もあります。徐々にペーパーレス化の範囲を広げることで、最終的に社内全体にペーパーレス化が導入できるでしょう。

スマホやタブレットから導入してみる

スマホやタブレットの利用が日常化しています。パソコンで電子化された資料や文書を閲覧したり、必要事項を記入したりするよりも、スマホやタブレットの方が扱いやすいという人も増えています。スマホやタブレットで使えるアプリの中には電子文書を簡単に拡大表示できたり、直接記入したリ、付箋を貼れるものもあるので、パソコンを使いこなすのに自信がないという方がおられるならば、こうしたデバイスやアプリを利用してペーパーレス化を進めることもできます。

ペーパーレス化代行サービスを利用する事も検討する

文書を電子化させるためには、労力と時間がかかります。それにデジタル化した後の文書管理の方法も考えなければなりません。こうした時間と手間が障害となり、ペーパーレス化が進んでいなければ、ペーパーレス化代行サービスを利用するという方法があります。

まとめ


ペーパーレス化によって社内のほとんどの情報がネットワークを介してやり取りできるようになれば、国から推奨されている在宅勤務などテレワークへの移行もスムーズになります。テレワークの導入の推進や必要性を感じる企業にとっては、ペーパーレス化は必須であるといえるでしょう。

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