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見積書・注文書・納品書・請求書の役割

取引先に見積書・注文書・納品書・請求書は必ずしも出さなければならないというわけではありません。個人間で書類を一切使わずに行っているケースもあります。

見積書・注文書・納品書・請求書のやり取りを行う目的としては、取引先とトラブルが発生した場合、書類がないと証明することが難しくなります。書類を出さなくてはいけないのではなく、取引先との齟齬やログ(※)を残して安全性を担保するためのものになります。

今回は、見積書・注文書・納品書・請求書の役割についてお知らせします。

※ログを残すとは:起こった出来事についての情報などを記録として残すこと

見積書・注文書・納品書・請求書の役割

受注者から依頼者へ出す順番

見積書⇒注文書⇒納品書⇒請求書

見積書

見積書とは、仕事の依頼や製品の販売を請けた側が、その仕事を達成するためにどれくらいの価格、期間になるかを計上して、依頼主に提出する書類のことです。一般的な書式は、納品する相手の名前、日付、自社の名前、連絡先、担当者、社印、見積金額等を記し、見積金額に至った各項目の詳細を表形式で記します。

また、見積書に有効期限を記載して提示することが多いです。依頼者が発注するかの判断を促しやすくなるだけではなく、時間経過に伴う価格変動などのリスク回避する備えになります。

有効期限の設定は法的な制限はなく、一般的に6ヶ月以内に設定することが多いようです。

(参考記事)【起業・開業者必見!】『見積書』の書き方と作り方を解説

注文書

依頼者が見積書の内容に同意したら、注文書を提出します。注文書は注文内容と合計金額の確認、希望納期の提示などの役目があります。また、依頼者は発注を承諾する「注文請書」を発行することもあります。

依頼者が作成して受注者へ提出するケース、受注者が作成して依頼者に捺印してもらうケースがありますので、希望を確認して作成の有無や作成方法を決めておきましょう。

(参考記事)『注文書』とは?書き方や作り方を解説

納品書

依頼者へ商品やサービスを納品する際に、何を納品したかをわかりやすく伝えるために受注者が作成する書類です。依頼者は受領した納品書を元に発注内容通りに納品されているかの検品を行います。これをもって仕事が完了したことを意味します。

必須の書類ではないため、作成が不要なケースもありますので、書類の有無は確認して決めておきましょう。

(参考記事)【経営者必読】納品書の書き方や作り方について解説

請求書

受注者が提供した商品やサービスの代金を依頼者へ請求するための書類で、取引上だけではなく、経理的な観点においても金銭のやり取りを残す文書として重要な役割を担っています。商品を納品した後や検収書を受領したタイミングで作成することが多く、書類には請求金額・請求内容の明細・支払期限・支払方法などの情報を記載して提出します。

この書類がないと依頼者は支払いができませんので、請求漏れなどがないように注意しましょう。

(参考記事)【起業・開業者必見!】取引で重要な『請求書』の書き方や作り方を解説

起業家お勧め 見積書・請求書作成WEBサービス

会社を設立して最初に困るのが、見積書や請求書の書き方やテンプレート探しだったという方も少なくありません。そんな時、クラウド型の見積り請求書作成が便利です。会計ソフトとの連動や売上のダッシュボードがあったりと、非常に便利になってきています。

起業家お勧めのクラウド見積・請求書作成サービスをお知らせします。

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まとめ

見積書・注文書・納品書・請求書の役割はビジネスにおいて大変重要になってきます。

前述でお知らせしたツールは非常に優秀なサービスです。また、実際に見積書・注文書・納品書・請求書を作成するときには、一つの記載ミス・漏れでビジネスチャンスの逃す可能性がありますので、注意して作成しましょう。

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