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バーチャルイベントとは?メリットや開催方法をご紹介


新型コロナウイルス感染症の影響により、オフラインでのイベント開催が延期・中止を余儀なくされており、オフラインイベントの代替とするべく、オンラインでのイベントがこの一年で数多く開催されるようになりましたが、オンラインイベントのあり方にはまだ正解がなく、現在も模索が続いている状況です。

今回は、バーチャルイベントについて解説していきますので、今後イベントを検討している方は参考にしてみて下さい。

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バーチャルイベントとは?

バーチャルイベントとは、展示会や式典、セミナーなどのリアルイベントをオンライン上で開催できるサービスです。出展ブースを並べた展示会場や、セミナー動画を配信する講演会場などの仮想空間をオンライン上に構築します。

オンラインで提供できるため、会場設営費や人件費などのコスト削減はもちろん、来場者は時間や場所の制約を受けることなくサービスを利用できるため、リアルイベントには参加できない新たな顧客層との接触機会の創出にもつながります。また、来場者の行動記録を正確に収集・解析ができるため、イベント開催後のフォローやターゲティングの分析、継続的なプロモーションを行うことが可能になります。

主催企業や消費者それぞれに以下のようなメリットがあります。
 

◆主催企業
  • 一般的に金銭的なコストが安い
  • 会場設営・当日の運営などによる人的な負担が少ない
  • キャパシティの制約が少なく、コンテンツの工夫次第で大量集客が可能

 

◇消費者
  • 会場に行く手間が削減できる
  • 録画・録音などが用意されているケースでは、自分の都合に合わせて参加できる
  • 自室などコンテンツに集中できる場所で参加できる
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バーチャルイベントの開催方法

バーチャルイベントの開催方法を、ポイントとともに紹介していきます。

イベント全体の計画をする

オフラインのイベント同様、まず作成するのが企画書です。

  • 開催目的
  • ゴール設定
  • ターゲット
  • 予算

加えて、バーチャルイベントではイベント配信プラットフォームを決めます。会場の土台となるイベント配信プラットフォームは、イベントに必要な条件を満たしているものを選びましょう。

例えば、機能面では、交流を促すチャット機能や動画配信機能、営業活動に関わる商談予約機能や資料ダウンロード機能、その場で販売する場合は決済システムを備えている必要があります。

また、会場の形式は大きく2パターンのどちらかを選ぶことになります。1つは立体的な仮想空間を自由に歩いたり見渡したりできる3DCGタイプ、もう1つは360度カメラで実際の会場を撮影した写真や動画を特設サイト内に公開するタイプです。

必要なものを準備する

計画をもとにバーチャルイベントに必要なものを制作依頼したり設定したりします。イベントによって必要なものは異なりますが、以下は一例になります。

  • 会場(イベント配信プラットフォーム内に通常テンプレートはありますが、自作する場合はゲームエンジンソフトのUnityや3Dモデリングソフトのblender等を使用)
  • 参加者がダウンロード可能なパンフレット等のデータ
  • 配信用の画像や動画
  • 表示する商品・サービス
  • アバター
  • イベント特設サイト
  • イベントのサムネイル(Canvaなど)

また、来場者がいなければそもそものイベントが成立しませんので、イベントが決まり次第早めに告知をするようにしましょう。

イベントを開催

予期せぬトラブルを極力減らせるよう、本番の1週間前からリハーサルを行って使い勝手や運営方法等をスタッフで共有しておきましょう。イベント配信プラットフォームではリンク知っている人のみに限定公開することも可能です。また、当日は参加者の行動データをマーケティングや営業部門にも共有して次のイベントに活かしていきましょう。

まとめ


いかがでしたでしょうか?今回は、バーチャルイベントについてご紹介しました。

バーチャルイベントはオフラインイベントの代替策で終わらず、SNSのように情報の発信や受信する手段の1つとして定着していくでしょう。まだまだ発展途上のイベント分野ではありますが、メリットも十分ありますので、今後も伸びていくことは間違いありません。今のうちから少しずつこの最新技術を身に付け、数年後、完成度の高いイベント開催を目指すこともひとつになります。

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