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役員報酬の変更手順や手続きについて解説


会社設立後に事業が軌道に乗ってきたら、役員報酬を変更したいと思うことがあるでしょう。役員報酬は従業員給与と異なり、経費として計上できる条件が法律によって定められていますので、役員報酬を経営者の独断のみで変更することはできません。変更に関するルールが定められています。

今回は、役員報酬について、変更手順や手続きについて解説していきます。

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そもそも役員報酬の変更は可能なのか?

経費に計上できる役員報酬にはいくつかの種類がありますが、ここではそのうちの、毎月支払う報酬について解説していきます。

経費に計上できる条件のうちの一つが、「定期同額給与」です。これは、役員報酬は1年間毎月同じ金額でなければならないというものです。
この報酬金額を見直すタイミングは、原則として決算日から3ヶ月以内に開催される、定時株主総会です。株主総会の中で、決算や本年度の事業計画を元に、報酬の金額の検討を行うとよいでしょう。

しかし会社を続けていく中で、決められた役員報酬を支払うことが難しくなる場合が出てきます。例えば、著しく会社の業績が悪化したら、役員に報酬を支払っている場合ではないというのは想像に難くないでしょう。その際には臨時株主総会にてその報酬金額を変更することが認められています。また、例えばその役員の役職が変わった等の理由で増額したい場合も同様です。

それではもし株主総会などを経ずにただ役員報酬を増額したら、どうなるのでしょうか。その増額した給与は、経費として認められません。もし経費として計上していたら、後々の税務調査で指摘される可能性が出てきます。

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役員報酬の変更手順や手続きについて

上記でもお知らせした通り、役員報酬を経営者が勝手に変更することはできないため、定められた手続きを踏まないといけません。役員報酬は会社が払う税金にも影響してくるものなので、手続きをとっていなければ税務上のペナルティが課せられることもあります。

株式会社の役員報酬を変更するときには、株主総会の決議が必要です。定時株主総会開催のタイミング以外で役員報酬を変更するときには、臨時株主総会を開催して役員報酬変更の決議を行いましょう。株主総会終了後には、株主総会議事録を作成・保存することが会社法で義務付けられています。役員変更報酬の決議をした株主総会議事録はきちんと残しておきましょう。もし税務調査の際に議事録が残っていないことが発覚すれば、たとえ3か月の期間内の役員報酬変更であったとしても、増減した部分が損金として認められないことがあります。

ちなみに株主総会議事録には「株主総会を行った日付・場所」「変更の内容と金額」「変更理由」などを明記する必要があります。顧問税理士がいる場合は、しっかりと相談して作成し、実際に税務調査に入られた時のために、変更の理由を明確に説明できるようにしておくと安心です。

そして定期同額給与である役員報酬を変更した場合、税務署への届出は必要ありません。株主総会で変更決議をした後、議事録を保存しておけば大丈夫です。なお、役員報酬を変更すると社会保険の手続きをしなければならないことがあります。社会保険料(厚生年金保険料・健康保険料)は個々の役員の報酬額によって変わるので、役員報酬を変更すると社会保険料が変わることがあるからです。社会保険料は給料等の額から割り出した標準報酬月額によって等級が決まり、等級ごとに定められた金額が保険料額となります。役員報酬の変更により標準報酬月額が2等級以上変わる場合には、年金事務所に被保険者報酬月額変更届を提出して手続きしましょう。

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まとめ


役員報酬は、事業年度開始日から3か月以内に決めた金額通りに支払うのが原則です。3ヶ月を過ぎてからの増額分の損金算入はできず、減額する場合も業績悪化改定事由を満たしている必要があります。

むやみやたらな役員報酬の変更はせず、役員報酬のルールをよく理解し、余計な税金を払わなくて済むようにしましょう。

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