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面接日程調整メールや採用・不採用メールの書き方(例文付き)【中途採用編】


起業をして、これから中途採用を行う際に、相手に面接の案内メールや、採用・不採用を通達する際にメールをお送りするケースが出てきますが、適切な書き方をマスターし、しっかりとした会社という印象を与える必要があります。

今回は、企業側からの面接日程調整メールへや採用・不採用を通達するメールの書き方をお教えしますのでご参考にしてみて下さい。

メールの『件名』について

日程調整のメールに返信する際、メールの件名を大きく変更する必要はありません。元々の件名の後に名前を入れて、「誰からの連絡か」が分かるようにする程度で良いでしょう。企業側は多くのメールをやりとりしているため、件名が変わってしまうと管理がしにくくなってしまいます。件名は大きく変更しないようにしましょう。

また、メールのやりとりを続けていると、タイトルに返信を表す「Re:」などが増えていく場合があります。件名が隠れてしまうほど「Re:」などが連続する場合は、その数を減らして件名が分かるように調整しましょう。中には、メーラーの設定で「Re:」が自動で入らないこともありますが、その際は「Re:」の追記や削除は不要です。
 

メール件名例
  • 面接日程調整メール
  • 【面接日程のご案内】株式会社〇〇〇〇

  • 合格通知メール
  • 【面接結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇

  • 不合格通知メール
  • 【面接結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇

求人の応募者へのメールの書き方

書き方のポイント

冒頭で「会社の採用担当者宛」であることを明記し、次に自分の名前を名乗ります。次に、挨拶として「応募の御礼」を述べてから希望の日程を記入しましょう。その後、本文の記載が入り、最後に必ず署名を記載してください。署名は予め登録しておくことも可能ですが、きちんと記載された状態で送付されるようになっているかを確認しましょう。本文は適度に改行をしながら、簡潔で読みやすい本文の作成を心がけましょう。

また、会社名は(株)などの省略記号を使わずに、株式会社などと正式名称で記入することが基本です。そして日程については、選択肢が複数あった方が、スケジュール調整がしやすく親切な印象を持たれます。

今回例文として記載していませんが、メールの返信をする際には、相手から送られてきたメールへ返信設定で返信するのが一般的です。メール本文の下部に企業側から送られて来た本文を残したままにして、メールの内容をお互いが把握できるようにしておくと良いでしょう。

企業と志望者との間で面接の日程を調整するためのメールです。スムーズな日程調整を行うためにも、速やかに返信するように心がけましょう。メールを確認したら24時間以内には返信するのが望ましいです。

面接日程調整

企業側から送られてくる面接日程調整メールの代表的な例を紹介します。実際は企業によってバリエーションがあると想定されますが、基本的な内容は網羅してあります。ぜひ応用しつつ活用してください。

合格通知

今回の例文は、内定のご案内と書類送付のご連絡までですが、その他内定式の案内や再度面談のご案内など色々なパターンがありますので、自社に合わせて文言の変更をしてください。

不合格通知

不採用の方には、応募いただけたことに感謝する文章を最初と最後に入れることで読み手の気持ちも違います。

中途採用した後の手続きについて

起業後、従業員を雇うときに専門家(社会労務士)と顧問契約を結んでいない場合、ご自身で労働契約や保険などの申請を行わなくてはいけません。労災保険など提出期限があるものもありますので、事前に把握しておきましょう。

(参考記事)従業員を採用した後の手続きについて

まとめ


今回は面接日程を調整するメールや採用・不採用を通達する際にメールの一例をご紹介しましたが、好印象を与えるためにも、スピーディーかつマナーにのっとった丁寧なメール作成を心がけましょう。

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