会社やビジネスをはじめるときの情報サイト

リモートワークに必要な準備やアイテムをご紹介


新型コロナウイルス感染防止の為、たくさんの企業がリモートワーク(在宅勤務)を導入しましたが、まだ導入していない、これから導入する予定の企業もあるかと思います。

今回は、リモートワーク(在宅勤務)に必要な準備やアイテムをご紹介します。

リモートワーク(在宅勤務)とは?

「リモートワーク」とは英語の「remote(遠隔)」に「work(働く)」を合わせた言葉です。従業員が会社に出社することなく自宅やカフェ、コワーキングスペースなど遠隔地で働くことです。

在宅勤務とは、リモートワークの中でも特に自宅で仕事を行う勤務形態のことをいいます。近年ではインターネットを中心とした通信環境が非常に充実してきていることから、現在注目されている勤務形態で、厚生労働省も推奨している働き方です。

以前は、WebデザイナーやエンジニアといったIT系の専門職が中心でしたが、インターネット環境が整いICT技術が飛躍的に進歩したことから、ここ数年で一気に拡大。在宅勤務可能な職務領域も増えています。

リモートワークをする際に必要となるアイテム

  • パソコン&スマートフォン
  • インターネット環境
  • チャットツール/会議ツール
  • セキュリティ対策ツール
  • イヤホン
  • モバイルバッテリー
  • デュアルモニター

リモートワークをする際には、パソコン&スマートフォンは必須です。自宅であればいいですが、会社支給の物を使う場合、セキュリティには注意しましょう。

そして遠隔で連絡を取り合う、データを送り合うなどをするならインターネット環境がなければできません。重たいデータを取り扱うなどの場合は、スマホのデータ容量だけでは足りない場合も出てきます。WiFi環境を自宅に作るか、もしくはどこでも持ち歩いて使える、ポケットWiFiを利用するといいでしょう。

複数の社員と連絡を取ることができるチャットツールを導入するとコミュニケーションの面でとても効果的です。連絡を電話やメールで各個人に行うと、作業効率の面で無駄が生じますので、円滑なコミュニケーションを行うためにも、共通のチャットツールを導入しておきましょう。リモートワークでよく使用されているチャットツールには、チャットワーク、Slackやビデオ通話ができるZoomなどをインストールしておくと大変便利です。

リモートワークは各人がパソコンを使用するケースが多いかと思いますので、会社の情報を守るためにセキュリティツールを入れるのは必須になります。ウイルス対策ソフトのインストールを事前にしておくことをおススメします。ツール以外にも、起動時のパスワード設定やログイン時の多段階認証、フィルタリング機能の設定、アカウントやパスワードの管理、定期的な更新などの対策しておきましょう。

音声通話、ビデオ会議などを遠隔でするならイヤホンも必要です。自宅ならスピーカーで話していても問題はないかもしれませんが、それ以外の場でスピーカーで話すのは迷惑です。また仕事上の大切な情報が第三者に聞かれてしまうのも問題でしょう。音質にこだわる必要はないと思いますが、イヤホンは用意しておくようにしてください。

最後にデュアルモニターがあると非常に便利です。画面を二つに分けて操作することができるので、パソコン作業がより効率的にできるでしょう。スマートフォンでリモートワークを考えている人は、アイパッドなどのタブレットがあると便利です。

リモートワークを導入する際の準備について

リモートワークを導入する際、事前に準備をしておくことが重要です。準備を怠り、ビデオ通話ができない、意思疎通ができない、タスク管理ができないなどの問題が起きると生産性が下がります。

まずはリモートワークを取り入れる際に、社内ルールを決めましょう。出退勤の管理方法や休憩のルール、などを決める必要があります。出退勤の際には証拠として残るようにメールを送るよう指示したり、休憩もチャットで報告したりすると管理がしやすいです。また、各メンバーの作業状況の管理方法なども考えなければなりません。そういった細かい社内ルールの制定は、リモートワークをした場合を想定して設定していきましょう。

そして社内ルールを決めた後には、在宅勤務でも影響の出にくい社員から少人数でテストをしてみましょう。実際に業務を開始すると思わぬトラブルが起きたり、報告の仕方を変えたりとルール変更が必要となってくることが多いです。少人数でテストし問題点をヒアリングし、改善をします。

最後にいくら事前準備をしっかりとしていても、リモートワークを実施すると必ず問題が発生します。細かな社内ルールはその都度見直し、改善していきましょう。また、リモートワークの責任者を立てておくことも重要です。ガイドラインで分からないことがあれば、リモートワークの責任者に質問できる環境を整えておきましょう。リモートワークで対応できない業務などが出てきた場合は、一時的に内勤に戻すなどの柔軟な対応をするようにしましょう。

【無料】起業相談会を実施しています。起業相談会申し込みはこちらから。

リモートワークに必要なツールを有効活用しよう!

離れた場所にいる従業員同士が同じオフィスにいる時と同じように仕事をするには、それを支援するツールが必要です。ここからは用途別にリモートワーク(在宅勤務)に必要なツールが世の中に沢山出ています。

 

リモートワークに必要なツール
  • Slack(スラック)【コミュニケーションツール】
  • Chatwork(チャットワーク)【コミュニケーションツール】
  • zoom(ズーム)【WEB会議システム】
  • V-CUBE(ブイキューブ))【WEB会議システム】
  • ジョブカン【勤怠管理システム】
  • jinjer【勤怠管理システム】
  • KING OF TIME(キングオブタイム)【勤怠管理システム】
  • Touch On Time(タッチオンタイム)【勤怠管理システム】
  • Backlog(バックログ)【タスク・プロジェクト管理】
  • Trello(トレロ)【タスク・プロジェクト管理】
  • Asana(アサナ)【タスク・プロジェクト管理】
  • G Suite(ジースイート)【タスク・プロジェクト管理】
  • kintone(キントーン)【顧客管理システム】
  • Salesforce(セールスフォース)【勤顧客管理システム】

現在、リモートワーク(在宅勤務)を導入する企業が増加しています。活用することが目的ではなく、自社にあったツールを導入しないとかえって生産性が下がってしまいますので、よく調べてから導入を検討しましょう。

(参考記事)リモートワーク(在宅勤務)に必要なツール14選をご紹介

まとめ


まだリモートワークを導入していない企業でも、今後のため準備は進めておいた方が良いです。新型コロナウイルスや災害以外にも、会社や社員の都合でオフィスに通勤できなくなることがあるかもしれません。その時にリモートワークがすぐに実行できれば、会社はもとより社員の生活を守ることができます。

よく詳しい情報や起業・開業に役立つ情報は「起業のミカタ(小冊子)」を無料で贈呈していますので、合わせてお読みください。

お問い合わせ
起業・飲食開業の事など、お気軽にご相談ください。 HAJIMERU01.comでは
『起業・開業やビジネスの「はじめる」1%向上に役立つ情報などを提供します』
記事のお問い合わせは
下記電話にお問合せください。

スタートゼロワン株式会社
電話番号:03-6380-3041

記事カテゴリー

タグクラウド

おすすめ記事

起業・開業支援関連

起業・開業のノウハウ集
起業・開業の専門家が教えます