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【起業家必見】外注をうまく活用して業務を効率化させよう!


起業直後というのはまだまだ売り上げが立っていない事が多い為、どれでけコストを抑えて運営するかが重要になります。その為、起業直後から人を雇うことは難しいですが、事業が成長するタイミングで、「人を雇うまでには至らないが業務を効率化したい」と考えるシーンが出てきやすくなります。そのような状況に有効なのが、仕事を「外注」することです。

今回は、「外注」ついて、メリットデメリットや選定方法などを解説していきます。

そもそも外注とは?

社内業務の一部を外部に発注することを外注(がいちゅう)と言います。データ入力、ウェブサイト制作、デザイン、翻訳やライティングなどさまざまな業務が外注サービスとして挙げられます。

外注を使う場合、基本的に業務単位で契約し、業務の遂行は、委託会社や委託した人に一任、基本的に社内でオペレーションが発生することはありません。

外注に適した仕事内容とは?

どの仕事をどのように外注したらよいかわからないという起業家・開業者も少なくありません。外注に適した仕事は以下になります。

  • システムなどのプログラミング
  • ライティングなどの情報発信
  • 電話受け代行(コールセンター)
  • チラシやホームページなどのデザイン
  • データ入力
  • 翻訳
  • バックオフィス代行    など

専門性の高いプロに依頼すべき仕事、単純作業・量を必要とする業務などが外注に適した業務です。社内で行う場合と、外注した場合の費用対効果を比べて検討していきましょう。

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仕事を外注するメリットデメリット

メリット

外注する業務によって異なる場合もありますが、外注で得られるメリットを紹介します。

外部の知見や技術を活用できる

何か新しいことを始めようとするときや、悪い状況を打破しなければならないとき、外注を活用することで、外部の専門企業が持つ高い知見や技術力を自社のために活用することができるのは大きなメリットです。

業務効率化

業務の一部を外注することによって、会社もしくは部署全体の業務効率化を図ることができます。たとえば、社内にウェブサイト制作の知識や経験を持つ従業員がいないとします。自分で調べながら制作することもできますが、経験者よりも時間と労力を要します。外注すれば、ウェブサイト制作に費やしていた時間を、他の業務に充てることできます。

コスト削減

外注することは、長期的に見ればコスト削減につながることがあります。たとえば、外注できる業務を従業員に担当させた場合、従業員の人件費や教育費がかかります。確かに外注もコストはかかりますが、長期的に見ると人件費の方が高くなる場合があります。従業員を雇用すると給与や社会保険料は常に支払う必要があります。一方、外注は業務量や時期によってコストをコントロールすることができます。とりわけ長期契約のプロジェクトの場合、外注する方が従業員を雇うよりもコスト削減につながることが多いでしょう。

業務クオリティ向上

自社の苦手分野や未経験分野を社外の経験豊富な専門家に外注することで、業務のクオリティを高めることができます。また、社内で対応するよりも早く完成することが多く、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

デメリット

メリットがたくさんある外注ですが、どのようなデメリットが考えられるのでしょうか。

情報管理

個人情報や機密情報などは、情報管理を徹底しなければ外部に流出してしまう危険性があります。お客様の個人情報が外注先から流出した場合、責任は外注先だけでなく発注者にもあります。損害賠償を請求されるばかりか、社会的信用も失うことになりかねません。外注先のセキュリティ対策の確認や秘密保持契約を結ぶことも重要です。秘密保持契約(Non-disclosure agreement 略称:NDA)は、法人間で結ぶ、業務を遂行する上で知り得る個人情報や機密情報を第三者に漏らさないことを約束する契約のことを言います。

しかしながら、どんなに情報流出対策を徹底したとしても、最終的には情報を扱う人間のモラル次第という面もあります。そのため、情報共有は必要最低限に留めることをおすすめします。

こちらの意図を理解してもらえない場合がある

外注先はその業務の専門家ではありますが、自社の社員ではありません。そのため企業理念を理解してもらえなかったり、意識のすり合わせがうまくおこなえず自社が希望する方向と異なる方向に進んでしまったりする場合があります。

コストが上がってしまうことがある

社内の人件費を抑えるために外注しても、結果として以前よりコストがかかってしまうというのは意外とよくあるケースです。

ノウハウ蓄積

社内で業務に関するノウハウを蓄積できないこともデメリットとして挙げられます。外注先の変更があった時など、社内に知識や経験がないと新しい外注先にうまく引き継ぎができない可能性もあります。

■ 豆知識:委託関係における情報セキュリティ対策ガイドライン
独立行政法人情報処理推進機構では、「委託関係における情報セキュリティ対策ガイドライン」を定めていますので是非参考にしてください。

外注先の選定方法

外注先の選定には、仲介大手を活用するか、過去の取引先、友人知人などからの紹介が有効になります。

外注を請け負っている大手を通じて委託先を探す場合、地域に縛られることなく全国から最適な人を選べるメリットがあります。国内ではクラウドワークスやランサーズが有名です。クラウドワークスとランサーズでは、多くのフリーランスで仕事をするワーカーが登録されていて、業務を発注すると対応出来るワーカーが挙手制で立候補を行います。発注側は、立候補したワーカーの中から審査を行い、事業に合った委託先を選択できます。基本的には、サイトの中だけでコミュニケーションを図るというルールがあります。立候補したワーカーのスキルは、公開されている仕事履歴などから判断します。

そして、過去の取引先も有効的です。一緒に仕事をしたことがある人への依頼について、仕事のクオリティやコミュニケーションという部分で知っている分やりやすいです。なあなあになりがちですが、しっかりと契約書をまいて依頼するようにしましょう。

その他、商工会や取引先金融機関は、多くの会員企業や取引企業の他業種ネットワークを持っているので、地域の業者の紹介業務も行っています。商工会や取引のある金融機関から紹介してもらうと、実績や経歴、細かい業務の依頼内容など顔を見ながら話ができるので、詳細な打ち合わせをしやすくなります。

どの形を取るにしても、自社の利益ばかり考えた依頼をすると業務の品質が低下したり、実際に作業を請けてもらえなかったり、作業そのものが継続できないといった問題が起きかねません。適正な関係づくりを意識して、お互いがWIN-WINになる方向性を模索していくことが大切です。

まとめ


いかがでしたでしょうか?起業直後の段階で選択と集中が出来ているととても早く成長できます。早く成長する為に上手く外注を利用し、ただ依頼するだけではなくノウハウも吸収できるようにしていきましょう。

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