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契約書を正しく送付するマナーについて


書面の契約書は、取引で決めた内容を文書に記したものになります。契約内容によっては、高額な金額の契約書も多く、その取り扱いには注意が必要になってきます。特に郵送の場合は、郵送の間における紛失リスクなどが考えられ、より慎重に取り扱わなければなりません。

今回は、契約書を正しく送付するマナーについて解説していきます。

契約書の郵送方法は「簡易書留」「配達証明郵便」

大切な契約書、契約書を郵送する場合は原則として郵便局のサービスである簡易書留、または配達証明郵便で送付をおすすめします。

簡易書留

簡易書留とは、郵便局で引き受けから配達までの郵便物などの送達過程を記録してくれる郵便です。書留を出したときに窓口で渡してくれる受領証に記載の引受番号で、配達状況をネットで確認できます。費用は基本料金+簡易書留料金となります。

配達証明郵便

配達証明郵便とは、種類は一般書留になりますが、配達した事実を証明してくれるサービスです。配達後、相手に届いたことを証明する「配達証明書」を差出人に送ってくれます。裁判になった時などに証拠として採用されるものですが、ただし「届けた」証明であって、実際の受取人が誰であるかの証明ではありません。費用は、基本料金+一般書留料金+配達証明加算料金310円になります。

結局どちらを使えばいいのか?

契約書を郵送する際は、料金は高くなりますが、配達証明郵便で郵送する方法がおすすめです。配達証明郵便で郵送すれば「配達証明書」を受け取ることが可能です。先方の都合で契約書を紛失してしまった場合「配達証明書」があれば安心です。

そして契約書を郵送する際は、郵送先の相手に契約書を簡易書留か配達証明郵便で送る旨を一本連絡をかけておくと確実に受け取ってもらうことができるでしょう。そのような連絡を一本入れることによって、昼間に仕事をしている人もポストを確認して不在届を確認し、受け取れる時間帯を郵便局に伝えて早期に契約書を受け取ってもらえるようになります。

契約書を郵送する時の注意点やマナーについて

契約書類は企業にとっては取引を行ううえで重要な取引書類であり、トラブルがあった場合などの証拠書類となります。そして契約書の作成に気をとられて、つい疎かにしてしまいがちな契約書の郵送内容についてです。契約書を郵送する時の注意点やマナーについてしっかり把握しておきましょう。

送付状を付けて郵送

送付状は、同封の契約書内容を知らせる文書です。特に法人であれば、普段から多くの文書を取り扱うので、契約内容を要約した送付状は必須です。また個人への契約書であれば、先々商品の購入やサービスの利用へ繋がることも考えられるでしょう。必要な場合に相手方がいつでも連絡が取れるように、連絡先を必ず記載しておきましょう。

書類はクリアファイルに入れる

郵送で書類を送付する場合には、雨が降ったりすることも警戒しておくのがおすすめです。雨などで濡れないように、そして郵送される間に折れ曲がったりしないために、書類はクリアファイルに入れてから封筒に入れて送付する事をお勧めします。実際にビジネス文書のやり取りをする際には、企業ではクリアファイルに入れてから封筒に入れるのが鉄則になっています。使用するクリアファイルは特別良いものを使用する必要はありません。100円ショップなどで販売されているものでもよいので、シンプルなクリアファイルを準備しましょう。

折り曲げずに厳重に梱包する

契約書類は重要な書類であり、返送後には企業でスキャニングをするなどして保管することもあります。そのため、折り曲げたり、シワになったり、汚れたりしないよう、折らずに入れられるサイズの封筒を用意して、かつクリアファイルなどに入れて送付しましょう。クリアファイルを使うことで、雨が降った際などの思わぬ水濡れの防止になり、文字のにじみなども防げます。自社のオリジナルファイルなどがあれば、それを利用することで自社のアピールにつながりますし、契約者をファンとして取り込むことにも繋がるでしょう。

返信用封筒を同封する

特に大切な顧客な場合ですが、契約書類をスムーズに返送してもらうためにも、切手を添付したものか、料金後納郵便として契約をとる企業の側が郵送料を負担する返送用封筒も同封するのがいいでしょう。また、送付先の住所や部署名、担当者名なども記入または印字し、相手方に送付先を記入させる手間も省くことが大切です。契約者に返送用の封筒を用意させたり、宛先記入をさせるとなれば、面倒になって契約書類がなかなか送り返されなかったり、そのまま契約が流れてしまうリスクもあります。大量の郵送契約が発生する会社なら、事前に宛先などが印字された料金後納郵便を返送用封筒として用意しておくと低コストでスムーズです。

尚、返送用封筒自体は折り曲げて同封してもいいですが、契約書類のサイズに合わせたものを送りましょう。契約書を三つ折りにしても良い場合には、契約書類に折り曲げ線を付けることや、折り曲げる方法の案内を付けたうえで、三つ折りした契約書が入るサイズの封筒を同封するといいでしょう。

契約を受託するほうが先に押印

2社(者)で契約する場合、契約成立には原則として契約書は2通作成し、それぞれに両方の署名捺印をし、各自保管が必要となります。基本的にですが、売買契約・業務委託契約などのように、どちらかからどちらかへ金銭を支払うような契約の場合は金銭を受け取る側が先に押印します。つまり、契約を受託するほうが先に押印することとなります。これは、金銭を支払う側のリスクを避けるためのルールです。

また、守秘義務契約書のように金銭の授受がない対などな関係での契約の場合は作成した側が先に押印して送付し、1通を返送してもらうのが一般的です。

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封筒の書き方や切手のマナー

契約書を送付する封筒の表には住所、宛名を正しい方法で書き、切手もふさわしいものを貼りましょう。これは契約書の送付の場合だけではなく、ビジネス文書全般におけるマナーでありルールです。

切手の扱い

切手はできるだけ少ない枚数を貼ります。何枚も貼るのは、残り物をかき集めたようで、失礼にあたります。記念切手でもかまいませんが、絵柄がビジネス上ふさわしいかどうかは判断が必要です。

住所の書き方

住所は都道府県から縦書きします。住所は漢数字を使って「一丁目二番三号」というように書きましょう。

宛名について

宛名についてですが、これは住所よりも一段下げ、中央に住所を書いた文字よりも大きな文字で書きます。(株)などの略字は使わずに「株式会社」と正式名称を使いましょう。宛先が個人の場合は、会社名に「御中」などをつけず個人名にだけ「様」をつけます。部署名もわかっていたら略さないで書きましょう。

送付状の同封について

送付状は、同封の契約書の内容、同封部数を記載した連絡文です。いきなり契約書だけ送ってきても、他の案件も抱えていれば相手にとっては何の案件かわかりません。そもそも、送付状がない契約書だけの送付は挨拶なしにいきなり本件に入るようなものなので失礼にあたります。送付状の正しい書き方として、基本的に記載するのは以下の通りで、通常のビジネス文書と書式は変わりません。

日付

右寄せで発送日を記載します。

宛先

相手先の会社名、部署名、担当者名を省略せず左寄せで記載します。敬称のつけ方は封筒と同様です。

差出人

右寄せで自分の会社名、部署名を記載します。それだけでも良いですが、問い合わせ先として自分自身の名前を(問い合わせ先:○○)と入れておくとより親切です。

件名

中央揃えで契約書の題名を記載します。

本文

ここからは通常のビジネス文です。ただし、契約締結のお礼と同封している契約書の部数、書名押印および印紙の貼付の依頼、返送先と期限は最低限盛り込んでください。

まとめ


契約書を作成することに注意がいき、郵送方法まで注意を払われることは少ないです。しかし、手紙の第一印象ともなる封筒の選び方や書き方は非常に重要です。正しい書き方をすることによって、相手との信頼関係を築き上げられます。

また、契約書のような重要な書類を郵送する際は、本当に相手に届いたかを確認することが必要です。契約書の郵送は一歩間違えてしまうと取引上のトラブルを引き起こしてしまいます。契約書の郵送の手続きは慎重に行っていきましょう。

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