会社やビジネスをはじめるときの情報サイト

【起業家必見!】問い合わせの取りこぼし対策『電話代行』サービス業者をご紹介


起業時には色々と業務が立て込んでおり、会社への問い合わせや携帯電話での応答も出来ないケースが出てきて、機会損失が生まれることがあります。

今回は、 問い合わせの取りこぼし対策で必見の『電話代行』サービスについて解説していきます。

電話代行サービスとは?

電話代行サービスとは、企業や個人事業主に代わって電話応対を行うサービスです。オフィスを不在にしがちなどの理由で電話応対が難しく、問い合わせを取りこぼしてしまっている場合に、顧客からの電話を代行会社へ転送し、専任のオペレーターに対応してもらうのです。オペレーター側で顧客の名前や連絡先、用件を聞いて報告をしてくれるため、自社で電話に出られなくても折り返しで顧客対応が可能になります。

その他にも電話代行サービスが行っている業務は、求人受付や受注受付窓口、アフターサポートサービスやクレームの一次対応窓口など秘書業務や電話秘書と言った呼ばれ方をしています。

主な電話代行サービスの運用方法

運用方法は主に以下になります。

  • 代行会社の電話番号を使用して、代行会社が電話を受ける
  • 電話代行会社の電話番号から依頼者の電話へ転送する
  • 依頼者への電話を代行会社に転送する

よく使用されているのは、依頼者にかかってきた電話を代行会社に転送し、代行会社のオペレーターが対応してくれる運用方法です。従業員の数が少なくて電話対応が難しい場合や、業務が電話によって中断されないようにと効率化を図るために導入される傾向にあります。

電話代行と秘書代行の違いについて

電話代行サービスは「電話秘書」や「秘書代行」と呼ばれることがあります。代行会社によって呼び方は異なるのですが、基本的なサービス内容に違いはありません。しかし、近年では電話代行よりも秘書に近い、スケジュールの調整や面談の予約をしてくれるサービス会社が出てきています。電話対応をして欲しいのか、秘書としての役割が欲しいのかによってサービスを選択すると良いでしょう。

起業家におススメの『電話代行』サービス8選

e秘書


「e秘書」は、コールセンター運営でお馴染みのベルシステム24が運営する電話代行サービスです。大規模コールセンター運営で、培った30年以上の実績とノウハウを駆使し、特に「電話応答体制」「受電報告の適切さ」「信頼度」への評判が高く、様々な業界で幅広く利用されています。

インターコード


「インターコード」は、電話代行やEC受注代行、予約代行などの業務を月額900円から導入できる点が魅力の電話代行・秘書代行サービスです。入電の少ない企業や短期で試したいという場合にも気軽に始められます。

ビジネスアシスト


「ビジネスアシスト」は、業界に特化した専門会社が提供する電話代行サービスです。秘書検定を保有した正社員スタッフならではの、顧客に応じた最適な電話対応が強み。業界固有の専門用語にも対応できるため、会社の信用と信頼を支え、価値向上が期待できます。上位プランでは、基本コール数、チャット、メール報告や内線取次ぎなど、ニーズに合わせたカスタマイズに対応しています。

MKサービス


「MKサービス」は、月額料金は税込2,900円という業界の中でもトップクラスの安さを誇りながらも、高水準のサービスを提供しています。これだけ安いから何かほかで費用がかかるのではと思う人もいますが、料金一覧ページで全料金規定を公開していることもあり、明朗会計で利用できます。もし実際のサービスのレベルが知りたいという人は、10日間の無料お試し利用もあるので利用してみてください。

CUBE


「CUBE」電話代行サービスは、コールセンター採用試験が厳しいことでも知られており、その分質の高い電話応対が期待できるサービスです。電話代行サービス以外にも、トータルビジネスサービスを展開しビジネスパートナーとしての信頼を獲得しています。

電話代行サービス


「電話代行サービス株式会社」は24時間365日対応をしており、各業種に特化したサービスを展開していて、かなり細かい業種まで幅広くカバーしているのが特徴です。例えば求人受付専門の電話代行サービスもあります。取引社数も6,000社を超えていて実績も十分、そして電話代行業界では初のオーダーメイドプランを取り扱っています。

渋谷オフィス


「渋谷オフィス」は月の100本のコールを9,000円から利用できる電話代行サービスです。コール数が多いという方にはコール数に制限のない月額15,000円のプランも提供しています。基本料金が安く、初期登録料といった余分な費用も必要ありません。電話代行サービスの利用が初めての人でも導入しやすいでしょう。

fondesk


「fondesk」はオフィスの電話受付代行サービスです。相手の名前や連絡先、用件などの受電内容をオペレーターがメールやチャットで知らせてくれます。使い方はとてもシンプルで、申し込み当日から利用可能です。作業中の電話に悩まされている、人手不足で受電対応まで手がまわらないという会社にはおすすめのサービスです。

電話代行サービスの選び方

電話代行サービスは稼働時間が長いか、対応の質はよいか、価格は適切かを基準に比較しましょう。

稼働時間の長さ

電話代行サービスは対応したコール数や対応する時間帯で料金が決まります。平日の昼間のみであれば低価格のサービスが多くあるでしょう。緊急の電話対応を要する場合は、費用がかさんでも夜間および土日祝日にサポートしてくるサービスを選ばざるをえません。

オペレーターの対応の質

電話代行サービスのオペレーターは、会社の代わりに電話応対をしてもらうため、外部の人間からすれば社員も同然です。そのためオペレーターの質は重要です。実績や口コミを参考にすれば、クオリティが明らかに低いサービスは避けられるでしょう。

口コミ・評判をチェック

電話対応のオペレーターのレベルやサービスの品質を知るためは、口コミ評判をチェックすることも大切です。導入後にどういった内容に満足したのか、どういった評判を得られたといった良い評価だけでなく、マイナスに感じた部分まで知ることできます。導入してみたい企業が決まった際には、問い合わせる前に実際に利用した方の口コミ・評判をチェックしましょう。

返金保証制度

電話代行サービス会社が提供しているサービスをしっかり確認したとしても、実際に利用してみないと品質をチェックすることはできません。実際に導入して見た後、自社のニーズに合っていないと分かった場合に返金してくれる会社を選ぶことで、余計な費用を支払わずに済みます。また、電話代行サービス会社の中には、無料トライアル期間として一定期間無料で電話代行サービスを提供している会社があります。無料期間中に満足できる品質のサービスを受けられるのか確認するのも一つのです。返金保証かお試しサービスを用意している会社にまずは依頼することをおすすめします。

価格帯

シンプルで低価格なサービス、多機能で費用のかさむサービス、カスタマイズ次第で料金を変更できるサービスなど、サービスによって価格やプランはさまざまです。自社に必要な機能だけが含まれているか、他のサービスと比較して妥当な価格かに気をつけて比較すべきです。

自社の業種に合ったサービス

電話代行・秘書代行サービスはメインとして電話対応を行いますが、業種によって電話対応の内容も異なってきます。サービスによっては、オプションで複数の対応を組み合わせることが可能ですが、追加料金がそれぞれ必要になる場合がありますので、費用と合わせて良く検討しましょう。

アフターサポート

実際に運用していくと、商品情報の説明や担当者不在時の対応など、様々な場面で改善してほしい対応が出てきてもおかしくはなく、共通的なマニュアルに沿った対応に加えて、企業毎に対応してほしいポイントが見えてくるものです。また災害時などの復旧はどのぐらい時間は掛かるのか、電話回線の品質はノイズが少なく、聞き取りやすい環境にあるのか、など運営側のサポートが欠かせません。導入までは担当者が見積もりやサポートをしてくれますが、導入後もどのような形でサポート体制を取っているかを確認しておきましょう。

まとめ


電話代行サービスは、会社によってサービス内容の充実度や料金、電話対応オペレーターの質や保証内容などが大きく異なります。検討されている方は良く調べたうえで選んでいきましょう。

より詳しい情報や起業・開業に役立つ情報は「起業のミカタ(小冊子)」を無料で贈呈していますので、合わせてお読みください。

お問い合わせ
起業・飲食開業の事など、お気軽にご相談ください。 HAJIMERU01.comでは
『起業・開業やビジネスの「はじめる」1%向上に役立つ情報などを提供します』
記事のお問い合わせは
下記電話にお問合せください。

スタートゼロワン株式会社
電話番号:03-6380-3041

記事カテゴリー

タグクラウド

おすすめ記事

起業・開業支援関連

起業・開業のノウハウ集
起業・開業の専門家が教えます
資金調達 情報サイト
飲食開業 情報サイト