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リモートワーク(在宅勤務)に必要なツール14選をご紹介


現在、リモートワーク(在宅勤務)を導入する企業が増加しています。国も「働き方改革」の一環でこの働き方を推奨しています。生産性の向上や優秀な人材の確保などのメリットがありますが、コミュニケーションが減るなどの課題もあります。

今回は、リモートワーク(在宅勤務)に必要なツール14選をご紹介します。

リモートワーク(在宅勤務)とは?

「リモートワーク」とは英語の「remote(遠隔)」に「work(働く)」を合わせた言葉です。従業員が会社に出社することなく自宅やカフェ、コワーキングスペースなど遠隔地で働くことです。

在宅勤務とは、リモートワークの中でも特に自宅で仕事を行う勤務形態のことをいいます。近年ではインターネットを中心とした通信環境が非常に充実してきていることから、現在注目されている勤務形態で、厚生労働省も推奨している働き方です。

以前は、WebデザイナーやエンジニアといったIT系の専門職が中心でしたが、インターネット環境が整いICT技術が飛躍的に進歩したことから、ここ数年で一気に拡大。在宅勤務可能な職務領域も増えています。

リモートワークのメリット

従業員や企業に関連する人材を確保・管理する、企業の経営者や人事部門の担当者にとって、リモートワークを制度導入することのメリットとして想定されるのが、以下になります。。
 

企業側

社員の業務生産性が向上する

会社から距離を置くことは、同僚との世間話や、不必要な会議、夜の接待などからも遠ざかることになり、妨害のない環境で必要な業務に集中して取り組むことができ、1日の業務遂行量が向上することは間違いありません。

経費の削減

企業側のメリットはずばり、経費削減です。従業員の通勤がなくなるということは、通勤手当の支給は不要になるわけですし、従業員がオフィスに来ないので、机、椅子を含めたオフィスに置く備品の数を減らすことが可能です。ハイブリッド・リモートワークで週に何度かはリモートワークの人だとしても、同じようにハイブリッド・リモートワークを利用している人同士で机、椅子をシェアすればいいのです。つまり、そもそも従業員全員が入るほど広いオフィスを用意する必要もないので、これだけで相当な経費の圧縮ができるのです。

優秀な人材を採用できる可能性が上がる

リモートワークを導入すると、距離(国境)、労働時間、勤務地、などの働き方の制約がなくなるので人材を採用する際に優秀な人材を採用できる可能性が高くなります。リモートワークOKという条件で採用活動をおこなうと、企業の価値観に合った優秀な人材と出会うことができるかもしれません。

その他、地方と三大都市圏では、雇用機会や賃金に格差があります。そのため、地方在住者が能力に見合った仕事や賃金を得られないケースも往々にしてあります。リモートワークを取り入れれば、居住地を問題にせず、優秀な地方在住者を雇うことができます。
 

従業員側

通勤時間の減少

たかが通勤時間と考えてしまっては大間違いで、通期時間の長さが従業員の健康に及ぼす影響には多数の報告があり、ストレスの増加、体重の増加、孤独感の醸成など、特にメンタルヘルスに対しての関連性が指摘されています。また一風変わったところでは、通勤時間が45分長くなると離婚率が40%増加するという調査もあり、その数値の正否はともかく、こうした従業員のストレス要因がリモートワークによって低減できることは知っておくべきかもしれません。

仕事と育児・介護・病気治療などの両立

少子高齢化に伴い働く世代の人たちが高齢の親を介護しなければならないという問題が生じています。さらに、スキルや勤労意欲はあるものの、病気や障がいなどの理由で毎日会社に出勤するのが難しいという人もいます。リモートワークを実施することで、このような介護中、育児中、病気治療中の従業員でも仕事を継続して行うことができます。

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リモートワークのデメリット

リモートワークの導入は、働く側・企業のそれぞれにメリットをもたらしますが、リモートワークにはデメリットが全くないわけではありません。
 

企業側

セキュリティの問題

更にセキュリティの問題も重要です。リモートワークのためとして持ち出された重要情報が同業他社に売られえる可能性がないとは言えません。そのような事案の発生はまれですが、重要情報を入れた業務用ノートPCを鞄ごとどこかに忘れる事案はしばしば発生しています。必要な権限者にしか情報を開示しない、開示する際も、幾重もの承認システムを用意するなど、対策の導入が重要です。

緊急時の対応が遅れ

オフィスであれば、働く時間も空間も一緒なので、トラブルが発生しても同僚と連携しながらすぐに対応することができます。リモートワークの場合は、勤務時間が社員によってバラバラです。そのため問題が発生しても、担当者と連絡がとれない可能性があり、対応ができないことがあります。

コミュニケーションが少なくなる

距離が離れると対面してのコミュニケーションは難しくなることは事実です。ですが、こうしたデメリットをカバーする、テレビ会議やビデオチャットサービスが多く登場しています。さらに、対面での説明ができないということは、説明内容をより正確に、シンプルに、わかりやすくするスキルを向上させることに役立つとも考えられます。

企業文化が浸透しない

同じ場にいないことを考えると、企業の風土や文化を共有する場は減っていくことは確かかもしれません。ただ、管理者は、リモートに適正なインナーコミュニーション戦略を立て、チャットツールなどを駆使して、こうした機会を増やすことで解決されていくはずです。

勤怠管理が難しい

リモートワークでは勤務の確認がしにくいため、どうしても勤怠管理が難しくなってしまいます。こうした課題はクラウド型の勤怠管理ツールなどで対応が可能です。

 

従業員側

業務に集中しにくい

会社で勤務するスタイルなら、いい意味でも悪い意味でも上司や同僚の目がありました。しかしリモートワークなら上司の目から文字通り離れることになります。結果として業務への集中力が欠けてしまうことが考えられます。

上司からの評価基準が不明瞭

オフィスでの勤務では、社員同士で声をかけやすいので、上司が部下の進捗状況を容易に把握できます。ところがリモートワークの場合、誰が、いつ、どんな仕事をしたかがわかりにくくなります。また、部下側としても、上司に成果をアピールする機会が減少します。

リモートワークをする際に必要となるアイテム

  • パソコン&スマートフォン
  • インターネット環境
  • イヤホン
  • モバイルバッテリー
  • デュアルモニター

リモートワークをする際には、パソコン&スマートフォンは必須です。自宅であればいいですが、会社支給の物を使う場合、セキュリティには注意しましょう。

そして遠隔で連絡を取り合う、データを送り合うなどをするならインターネット環境がなければできません。重たいデータを取り扱うなどの場合は、スマホのデータ容量だけでは足りない場合も出てきます。WiFi環境を自宅に作るか、もしくはどこでも持ち歩いて使える、ポケットWiFiを利用するといいでしょう。

音声通話、ビデオ会議などを遠隔でするならイヤホンも必要です。自宅ならスピーカーで話していても問題はないかもしれませんが、それ以外の場でスピーカーで話すのは迷惑です。また仕事上の大切な情報が第三者に聞かれてしまうのも問題でしょう。音質にこだわる必要はないと思いますが、イヤホンは用意しておくようにしてください。

最後にデュアルモニターがあると非常に便利です。画面を二つに分けて操作することができるので、パソコン作業がより効率的にできるでしょう。スマートフォンでリモートワークを考えている人は、アイパッドなどのタブレットがあると便利です。

リモートワークに適した職種とは?

これまでリモートワークについて説明してきましたが、具体的にはどんな仕事がリモートワークしやすいのかを見ていきましょう。

ITエンジニア・プログラマー

システム開発を行うITエンジニアやプログラマーが、設計書の作成、プログラムの作成などのまとまった量の仕事を行う際には、リモートワークが向いています。システム仕様の検討やプログラム作成の方針を決める場合などには、他の社員とコミュニケーションを取る必要があります。その際にスカイプやチャットなどのコミュニケーション手段が確保されているのであれば、自宅やサテライトオフィスで仕事ができます。一方、サーバーメンテナンスやネットワーク管理などを行うインフラエンジニアなどは、サーバールームやデータセンターなどの特定の場所で仕事をする必要があるため向きません。

ライター・編集

依頼されて文章を書くライターに必要なのは、取材できる環境、資料やデータ、そしてライティング能力です。ワードやエクセルなどがインストールされインターネット環境が整ったパソコンがあれば、どこにいても仕事をすることが可能です。パソコンとネット環境さえあれば自宅やカフェなど好きな場所で働くことができるため、リモートワークが適しています。

デザイナー・イラストレーター

成果物がはっきりとしていて、製作の過程がほぼひとりで完結できるという点で、デザイナーやイラストレーターなどもリモートワークしやすい職種に数えられます。製作に使うソフトやそれを稼働させるためのマシンスペックなどに一定の条件が必要になってきますが、自分の身の周りを整えさえすれば、場所自体にとらわれることは少ない仕事です。

マーケティング

特にwebマーケティングの需要が多い昨今では、調査・分析・企画が大部分を占めるマーケティングの仕事も、リモートワークに適しています。相手によっては足を運んだ提案なども必要になってくることが多いとは思いますが、作業環境も、かなりコンパクトにできるのではないでしょうか。

管理業務

管理業務とは、例えば、会社の売り上げの管理や社員の給与管理、勤怠管理などです。これらの業務を行うために必要な会社のデータをリモートで操作できる環境があれば、どこにいても仕事ができます。ただし、会社の重要な情報が外部に漏れないよう、セキュリティ面でしっかりと対策しておく必要があります。

営業

外回り営業なども、実はすでにリモートワークと言える状態です。客先から客先へ移動する間にカフェなどで仕事をすることも多いかと思います。資料のクラウド化やweb会議を徹底し、事務所に戻る手間を省くことができれば、作業効率が格段に上がるでしょう。

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リモートワークに必要なツール14選をご紹介

離れた場所にいる従業員同士が同じオフィスにいる時と同じように仕事をするには、それを支援するツールが必要です。ここからは用途別にリモートワーク(在宅勤務)に必要なツール14選をご紹介してきます。

コミュニケーションツール

Slack(スラック)


世界150ヵ国以上の企業で導入されているビジネスチャットツールがSlack(スラック)です。個人同士のダイレクトチャットだけでなく、組織やプロジェクトの許可されたメンバーのみが参加できるチャンネルでやり取りを進めます。シンプルなデザインはUIに優れていて、ビジネスチャットツール初心者の企業でもスムーズに導入できるでしょう。外部ツールと連携することでSlackのチャンネル上にアラートや重要情報がアップされるので、業務効率も上がります。GoogleドライブやDropboxなどのフォルダ共有サービスをはじめ、1,000以上の外部ツールとの連携が可能です。

Chatwork(チャットワーク)


Chatworkは日本発のビジネスチャット。日本企業らしいきめ細やかなサポートと使いやすさで支持されています。グループチャット機能はもちろん、音声通話・ビデオ通話機能があり、内容にあわせてコミュニケーション手段を変えられます。タスク管理、非常時の安否確認も一つのツールでまかなえるため、複数ツールを導入したくない企業におすすめ。無料で使えるフリープラン、個人利用向けのパーソナルプランもあり、個人あるいは小規模事業所でも導入できます。

WEB会議システム

zoom(ズーム)


WEB会議・オンライン会議のツールとして人気のzoomミーティングも、オンライン商談で活用することができます。HD品質の映像と高音質の音声が特徴で最大で1,000名までが参加可能。そして最大49のビデオをスクリーン上に表示することができます。バーチャル背景と外見補正機能もあり、オンラインならではの使い方もできます。Office365やG Suiteとの連携も可能で、カレンダーでのスケジュール作成も可能になります。

V-CUBE(ブイキューブ))


ミーティングは幅広い企業で導入されているWeb会議システムです。会議の担当者が送信した招待メールをクリックするだけで会議に参加することができ、非常に利用がしやすいことが特徴です。国外の拠点を相手にするときでも途切れない通信品質の高さを誇っていることから、Web会議システムを導入したいけど、テレビ会議システムと同じぐらい高品質なものがよいと考えている方にはおすすめです。

勤怠管理システム

ジョブカン


業界、業種を問わず幅広く国内で採用されている勤怠管理システムです。導入実績は4万社以上。出勤管理のみならず、シフト・休暇申請・業務の工数管理を行える機能が搭載されています。信頼実績のあるツールを導入し、1つのツールでなるべく多くの労務管理を行いたいという方には特におすすめです。また外国語での表示や所定労働時間を超えないためのアラート機能があります。外国人労働者の多い企業や、働き方改革を積極的に推進している企業に有用であるでしょう。

jinjer


充実なサポートを受けることができ、また業界最高水準の機能を実装した「jinjer勤怠」。パソコンやスマートフォンからはもちろん、Apple WatchやGoogle Homeといったデバイスからも打刻ができる多様さが魅力です。月末には自動で従業員の勤怠日数を集計し、給与換算も行えるようになっています。休暇申請やその承認までをツール上で行えることが、リモートワークに活かせる最大のメリットです。

KING OF TIME(キングオブタイム)


勤怠データを給与計算ソフトなどと連携することができるのも大きな魅力で、普通の残業はもちろんのこと、休日残業、割増残業なども計算してくれます。さらに、ただ計算するだけではなく、異常な残業があれば警告で教えてくれます。

Touch On Time(タッチオンタイム)


導入企業が14,500社とクラウド型の勤怠管理ツールでシェアNo.1なのがTouch On Time(タッチオンタイム)です。不正防止のための生体認証打刻、位置情報を記載するGPSを利用した打刻など、用途に併せた打刻ができます。

タスク・プロジェクト管理

Backlog(バックログ)


Backlog(バックログ)はタスクをただ管理するだけでなく、グラフ化して分析するための材料を用意してくれます。責任の所在がはっきりしないタスクがあるという状況によく陥るチームにこそにオススメなツールです。

Trello(トレロ)


チームで1枚のボードを共有し、各タスクを書き出したカードをプロジェクトの進捗に合わせて移動させていくプロジェクト管理ツール。視覚的に各タスクの進捗具合を把握できるので、どのタスクが終わっていて、どのタスクが滞っているのかをメンバー全員が簡単に確認できます。チェックリストの作成やコメント機能などチームで仕事を進める上で必要な機能が揃っている強力なサービスです。

Asana(アサナ)


Asanaは料金や機能面が平均的なタスク管理ツールで、企業で初めて導入するにはオススメです。導入をして失敗だと感じることはまずないでしょう。特徴としては追求されたUIや操作性です。あまりこのようなツールに慣れていない方でも、すぐに慣れるように作り込まれており、カンバン形式やリスト形式を選べるなど、自身が使いやすいようにカスタムすることも可能です。

G Suite(ジースイート)


G Suite(ジースイート)はGoogleが提供するオフィスツールで、GmailやGoogle カレンダーをはじめ、オンライン上で共有できるドキュメント(ワードに相当)やスプレッドシート(エクセルに相当)といったツールが使用できます。個別のツールは個人でも利用可能ですが、特に複数人でデータや情報の共有をするのに優れており、企業での利用が主となっています。ファイルごとにアクセス権限をつけることが可能で、その中でも閲覧者、編集者といった権限も選択可能です。特に筆者の会社のように、外部と資料をやり取りする場合、閲覧制限をかけられるのはセキュリティの観点からも重宝しています。

顧客管理システム

kintone(キントーン)


kintone(キントーン)は、日々の業務やコミュニケーションなど、仕事に関するほぼすべての作業をクラウド上で一括管理するサービスです。さまざまな業務に対応したアプリが用意されており、必要に応じて追加したり改善したりして、それぞれの仕事に合わせてカスタマイズすることができます。

Salesforce(セールスフォース)


Salesforce (セールスフォース)は、マーケティングオートメーション、セールスオートメーション、カスタマーサポートサービスのクラウド型 CRM(顧客管理)アプリケーションです。全世界で20万社以上、あらゆる業種・規模の企業が導入しており、規模、業種業態を一切問わないソリューションとして多くの企業より高い評価を受けています。コールセンター、モバイル、オフラインなど様々な利用シーン、業種業務にマッチし、他システムとのデータ連携が可能です。

まとめ


冒頭でも述べた通り、政府主導の働き方改革もあり、リモートワークについて社会的な関心は高まっていますが、まだまだ仕組みや制度設計については構築途上の印象を拭えません。リモートワークの導入は、さまざまなバックグラウンドを持つ人に対してパフォーマンスを発揮しやすい環境を作ります。様々なツールやサービスが出ていますので、各企業にあったツールを選定し、導入しましょう。

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