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【起業・開業者必見!】『見積書』の書き方と作り方を解説


起業・開業をして売上をあげるために必ず通るステップが、クライアントへの見積書提出です。いざ自分で起業をしてみると、「会社員時代は決まったフォーマットがあったが、実際に見積書ってどのように書けば良いのか?」と迷われる方も多いです。

そこで今回は、は見積書の書き方と作り方を解説していきます。

そもそも見積書とは?

見積書とは、仕事の依頼や製品の販売を請けた側が、その仕事を達成するためにどれくらいの価格、期間になるかを計上して、依頼主に提出する書類のことです。一般的な書式は、納品する相手の名前、日付、自社の名前、連絡先、担当者、社印、見積金額等を記し、見積金額に至った各項目の詳細を表形式で記します。

また、見積書に有効期限を記載して提示することが多いです。依頼者が発注するかの判断を促しやすくなるだけではなく、時間経過に伴う価格変動などのリスク回避する備えになります。有効期限の設定は法的な制限はなく、一般的に6ヶ月以内に設定することが多いようです。

見積書の役割

見積書は「受注」のための大切なプロセスの一つです。特に、起業したばかりの経営者にとっては、まだ見積書のフォーマットが完成していない場合が多く、不完全な状態で出しているケースも多いのです。以下が基本的な見積書の役割になります。

認識の違いを防止する役割

見積書には価格、支払条件、納品内容を明記することで認識の違いによるトラブルを防止する役割があります。

情報伝達の役割

社内、取引先、そして仕入先など取引の相手と内容・納期の確認を行うという役割があります。

発注の決意を促す役割

見積書があることで正式な金額を認識し、意思決定ができる側面があります。発注の決意を促す役割があります。

見積書で注意すべきこととは?

見積書のトラブルでよくあるのが、「見積書と内容が違うから支払わない」と言って入金をもらえないケースです。納品内容と見積書の記載内容はしっかり合わせるようにしましょう。そして、見積書の提出が遅すぎて失注する可能性がありますので、発注のタイミングを逃さないようスピーディに見積書を提出できる体制を整えましょう。

金額、納期、納品内容で起こりうるトラブルを防止し、スピーディに出す事が重要です。受注出来る事が最重要ですが、しっかりと入金をもらえるように納品内容と納期には充分注意しましょう。

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見積書の記入すべき16の項目


何のための書類かわかりやすくなるよう、大きくはっきりと「見積書」と記載しましょう。「お見積り」などの記載方法でも問題ありません。

見積り先の宛先

法人または個人のお客様の宛名が入ります。会社名や部署名が宛名の場合は「御中」、個人名が宛名の場合は「様」をつけます。但し「株式会社□□□□□御中 ××様」のように、「御中」と「様」を同時に使わないよう注意しましょう。会社名や部署名と担当者名を併記する場合は、「〇〇株式会社 ××様」のように御中を外してください。

見積書の発行日

見積りがいつのものかを確認するための項目です。見積の有効期限を設けるためにも必要になります。

見積書番号/通番

必須ではありませんが、あとから管理するためにあると便利です。

提出者の会社名、住所、電話番号など

電話番号やメールアドレスなどは見積書を見ただけで取引先に連絡ができるため親切です。

提出者の会社捺印

見積書としては必須ではありませんが、あると良いでしょう。

見積書の有効期限

見積書に有効期限を記載することによって、金額変更の回避や反対に期間が経ってからの申込などのトラブルのもとを回避できます。

見積り金額

最終的にかかる金額を税込で記載します。⑮と重複しますが、こちらはより分かりやすく、大きなフォントで表記するのが一般的です。

品名

相手に伝わるように、正式な品名を記入します。

商品の数量 商品の単価 商品の単位 商品の金額

間違いのないように確認しましょう

小計 消費税 合計金額

小計は提供する商品やサービスの金額をすべて合わせた料金です。そこにかかる消費税を計算し、合計金額を提示します。ちなみに消費税は切り捨てにする場合が多いです。合計金額は、⑦の金額と合致しているか確認しましょう。

備考

クライアントとの間で誤解が生まれないよう、上記で説明しきれない条件や納期、前提条件などを補足する部分です。

見積書と請求書、納品書の違いとは

見積書、請求書、納品書は、商取引においてそれぞれ異なる性質を持っています。

見積書は契約取引前に作成するものです。民法や会社法、税法上必ず作成しなければならない書類ではなく、商慣習に基づき作成・発行されるものです。

請求書は契約取引後に作成するもので、主に代金回収のために使用されます。請求書そのものに法的効力があるかどうかは状況によって異なりますが、税法上一定期間保存しなければならない義務があります。法人規模にもよりますが、最長9年間の保存義務が生じます。

納品書は契約取引に付随する書類となり、引渡し日の法的根拠となります。注文した側の代金を支払わなくてはならない義務は引渡し日以降に発生することになり、注文を受けた側は引渡し日以降に代金を受け取る権利が発生することになります。

消費税10%引上げに伴う見積書の変更

見積書作成においてクライアントとのトラブルの原因になりかねないのが、消費税の引上げです。2019年10月1日から消費税は10%になりました。見積書を2019年9月30日以前に提示していたとしても、納品や作業完了の日付が10月1日以降であれば、消費税は10%となりますので注意しましょう。

WEBサービスを使って作成しよう

現在、クラウド型Webサービスで簡易で作成できるサービスが多く出てきております。あてはまる項目を入力するだけで、見積書をすぐ作成でき、テンプレートのカスタマイズも可能といったものも多く、見積書の作成時間を短縮することが可能です。

まとめ


最近では、見積書をはじめるとする、請求関連書類の作成や一元管理ができるクラウドサービスもありますので、活用してみてはいかがでしょうか。

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