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知っているようで知らない正しい『領収書』の書き方とは?


何かと使う機会の多い領収書ですが、意外と書き方を正しく知っている人はあまりいないかもしれません。実は、経費精算はレシートでも可能なのですが、領収書でなければ受理してくれない会社もあります。

今回は、正しい領収書の書き方について解説していきます。

領収書とは?

領収書とは印紙税法上、金銭または有価証券の受取書に該当し、金銭を支払ったという事実を証明するための書類(証憑書類)になります。つまり、金銭の授受が完了している事実が確認できるものであれば、例え領収書という表記でなくても、レシートや請求書、納品書であったとしても領収書として取り扱うことができます。

また所得税法や法人税法としての領収書は経費申告するための帳簿書類となるため、一定期間の保存が義務付けられています。それ以外にも、領収書の発行義務の法的な根拠は民法や商慣習に依存しているという側面があります。

領収書の正しい書き方


ここからは、領収書の正しい書き方について解説していきます。基本的に①~⑧の手順になります。

①タイトルは中央上に大きく

まず、領収書を作成する際、タイトルとなる「領収書」という文字を中央寄せ、文字のサイズを大きくするなどして、ひと目で領収書だということがわかるように表記することが大切です。領収書とはお金に関する重要な証明書なので、一見してこれが何の文書なのか、わからないと領収書だと認識されずに埋もれてしまう可能性もありますので、文字の大きさは大変重要です。

最後に、位置は中央上部でなくても中央左部でもいいのですが、下には入れないように気をつけましょう。

②領収書番号

取引の案件ごとに領収書番号を振る様にします。番号をつけることで、経理上管理しやすくなります。また、連番で管理すれば管理が適切であることをアピールしやすくなります。

③領収書を発行した日付

領収書のタイトルの右のほうに発行した日付を書きます。日付をタイトル付近の右上に入れるのはビジネス文書の書き方の基本なので、これも忘れないようにしてください。何日に支払いされたものなのか把握することは会社としても重要なことなので、日付を入れるのも鉄則です。

日付がもし誤っていると、きちんと受理されないこともあります。そうならないためにも、しっかりとカレンダー等で日付の確認をして、ケアレスミスのないように記入しましょう。

④宛名は正式名称、省略NG

宛名部分は代金を受け取った人が書く部分ですが、ここも注意が必要です。よく領収書で(株)◯◯や、◯◯(株)などの表記をしている人がいますが、これも正式なルールではありません。領収書は重要な書類なので、会社名を書くときには必ず正式名称で書くようにしましょう。多少面倒でも、しっかり「株式会社」とつけるようにするのです。

また、同じ理由で宛名を「上様」とするのも控えましょう。厳しい会社だったり、もし何かの不備で調査をされることになった際に上記のような表記では領収書として無効と判断されてしまう恐れがあります。

⑤金額の表記

領収書で最も大切なのは、金額の部分の書き方です。まず、ここの金額に誤りがあるのはもってのほかなので、きちんと確認した後で記入するようにしましょう。また、領収書の金額の表記に関しては、不正防止のためにあるルールが設けられています。以下を参考にして下さい。金額が間違えていないのはもちろん、ただ数字を書きっぱなしにしている場合は、すぐに確認して改めましょう。

 

金額の記載ルール

¥○○○,○○○※
金○○○,○○○也
¥○○○,○○○ー
桁数を増やすなどの不正を防ぐために、3桁ごとに「,」を入れておきましょう。

⑥但し書きは品名を正確に

但し書きは、どんな商品やサービスに対する支払いなのかを特定する為に必ず必要な部分です。よく、「品代として」という書き方の領収書を見かけますが、この表記も正式には誤りです。「品代」というのは非常に曖昧な表現で、業務に必要なものを本当に購入したのかが証明できないからです。これでは税務の調査を受けた際に必要な経費と認めてもらえない可能性があります。

領収書の「但し書き」とは本来、どういうものにお金を使ったのかを確認するためのものでもあるので、「プリンター用紙代として」や「接待費として」などどなるべく用途を詳細に記入するようにしましょう。

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⑦5万円以上なら収入印紙も添付

意外と見落としがちなのが、収入印紙の存在です。高額の取引の場合、領収書には収入印紙を添付する必要があります。そしてその額が5万円以上とされています。収入印紙を添付しないまま提出すると、脱税の疑いをかけられてしまうこともありますので、忘れないようにしましょう。収入印紙を貼り忘れると、額面金額の3倍ものお金を罰金として払わされてしまうので、提出前に今一度チェックしましょう。

(参考記事)【経理 豆知識】領収書に印紙が必要なのはいくらから?

⑧発行側の会社名と住所

最後に、領収書を発行する側の会社名と住所を記載します。こちらは手書きのかわりに、社判を利用しても問題ありません。自社の名前だからといって、こちらも(株)という風に表記をを省略してはいけません。しっかり「株式会社」等の表記に統一しましょう。

領収書の整理方法と保存期間

法人か個人事業主か、白色申告か青色申告かによって期間は変わりますが、事業者であれば5~7年もの間領収書を保管しておかなければなりません。その都度その都度の領収書の整理もしておかなくてはなりませんが、過去の領収書もきちんと整理しておきましょう。長年事業をやっていると、領収書の量だけでかなりになりますので、整理する事が大切になってきます。

仮に5年分の領収書が溜まったとすれば、封筒だけでもかなりの数になって今度は封筒で散らかってしまいますので、1年ごとの封筒が溜まったら、このように1年分の封筒を大き目の封筒やファイルにまとめておきましょう。これであれば、いつ買った分の領収書がどこにあるかも探しやすいですし、そこまで場所を取らずにまとめて整理することができます。

(参考記事)領収書の整理方法と保存期間について解説

まとめ


いかがでしたでしょうか。普段よく使う領収書の書き方にも、様々な注意点があることを紹介しました。忙しくて面倒な時には、省略して書いてしまいそうになることもあるでしょうが、領収書は金額に関する記載する非常に重要な書類なので、漏れや抜けのないように、なるべく正確に書くことをきちんと心がけましょう。

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