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領収書の整理方法と保存期間について解説


起業・開業して経費として使った領収書はきっちりと整理しておきたいけど、どんどん溜まっていくものですよね。今回は、溜まりがちな領収書の整理方法と保存期間について解説していきます。

領収書の保存期間について

法人か個人事業主か、白色申告か青色申告かによって期間は変わりますが、事業者であれば5~7年もの間領収書を保管しておかなければなりません。

その都度その都度の領収書の整理もしておかなくてはなりませんが、過去の領収書もきちんと整理しておきましょう。長年事業をやっていると、領収書の量だけでかなりになりますので、整理する事が大切になってきます。

個人事業主の場合【5~7年保管】

個人事業主の場合、確定申告のやり方によって領収書の保管期間が変わります。

白色申告の場合

白色申告で確定申告をした年の領収書は5年間保管しておく必要があります。

青色申告の場合

青色申告で確定申告を行った場合、7年間領収書を保管していなければなりません。ただし、前々年分の所得が300万円以下の場合は5年間に短くなります。

法人の場合【7年保管】

法人の場合の保管期間は、その事業年度の確定申告書を提出した翌日から7年間になります。

領収書を整理する方法

人それぞれ整理する方法はあるかと思いますが、一般的に「こうやっておいた方がいい」という整理方法についてお知らせします。

まずは1ヵ月分を封筒に入れる


期間を決めてまとめましょう。領収書は自宅だったり、財布や名刺入れの中に入れてあることが多いですが、それを1ヵ月分封筒に入れて保管しましょう。

月毎に分けるか項目ごとに分けるか最初に自分でルールとそれ用の封筒を作っておき、あとはその中に領収書を突っ込んでいくだけです。これであれば何も難しくないですし、すぐにできます。月毎の場合、封筒の表面に(2019年●月)など記載しておきましょう。

更に1年分の封筒をクリアファイルにまとる


前述でお知らせした通り、領収書には5~7年の保管期間があって、数年分の領収書を残しておく必要があります。仮に5年分の領収書が溜まったとすれば、封筒だけでもかなりの数になって今度は封筒で散らかってしまいますので、1年ごとの封筒が溜まったら、このように1年分の封筒を大き目の封筒やファイルにまとめておきましょう。

これであれば、いつ買った分の領収書がどこにあるかも探しやすいですし、そこまで場所を取らずにまとめて整理することができます。

領収書を溜めないために心掛けしておく事とは?

余計な領収書はすぐに処分する

どう頑張っても経費と認められない支出はあるものです。そのようなものは、領収書は貰わないかすぐに処分、もしく「たぶん経費にできないだろう」の項目などに分けてまとめておくことで余計な領収書でごちゃごちゃせずにスッキリします。

起業・開業したばかりではその辺の判断も難しいでしょうから、とにかく貰える領収書は貰っておくのスタンスでいいかと思いますが、おおよそ判断が付くようになってきたら余計なものは貰わないということも領収書をスッキリ整理させるためには大事になってきます。

記帳してから保管すると確定申告も楽になる

領収書がある程度溜まってきたら帳簿に付ける習慣もできてくると確定申告が楽になります。頻度は週1だったり月1だったり、経費を使う量にもよりますが、定期的に仕訳をするクセも付けましょう。ただ、領収書に書かれている日付・金額などを1つ1つ帳簿に書き写したりエクセルに打ち込むのは地味に面倒です。結局面倒くさいから後回しになって、再び領収書が散らかることになるかもしれません。

freeeやMFなどの会計ソフトでは、スマホで撮影した領収書・レシートを自動で読み込んでくれて取引として記録してくれます。仕訳や帳簿作成がかなり簡単になりますので、無料体験版も用意されていますので、ぜひ一度試してみて下さい。

(参考記事)起業家必見!クラウド会計ソフトとは?

まとめ


いかがでしょうか。保存期間に決まりはありますが、領収書のまとめ方に特に決まりはありませんので、どう分けて整理すればいいか分からずに領収書だけ溜まっていっている方は、とにかく封筒などに月ごとにまとめておくことをおすすめします。

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